Secrétaire Pédagogique à l'Ifpm H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif ACTIVITES PERMANENTES :
Accueil, étudiants, élèves, intervenants et autre public :
- Réception et accueil téléphonique
- Participation au contrôle de l'accès à l'IFSI (maintien de la fermeture des grilles, signature du cahier
d'émargement)
De l'entrée en formation à la diplomation :
- Suivi administratif des dossiers scolaires des étudiants et élèves via le logiciel spécifique
- Gestion des chèques des frais d'inscription
- Tenue et mise en conformité des dossiers
- Classement et archivage des dossiers scolaires
- Gestion des mouvements des étudiants et élèves (interruption, césure, autres) en collaboration
avec la secrétaire de direction
- Participation à la gestion du diplôme d'Etat d'aide-soignant et infirmier en lien avec les cadres
formateurs et la coordinatrice pédagogique
- Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificat, déclaration
des AES et autres accidents)
- Gestion des absences en lien avec le cadre formateur et l'assistante des stages (Reporting
hebdomadaire si besoin)
- Edition du suivi administratif du dossier scolaire des apprenants (Semestriel, annuel et final)
- Participation à l'organisation des évaluations des étudiants et élèves (reprographie)
- Réception et archivage des documents de stage (Planning horaires et bilan final)
- Participation à la mise en uvre des indemnités de stage et de transport des étudiants pour
envoi à la DRH
- Participation aux réunions institutionnelles du secrétariat
En lien avec la coordinatrice des stages
Participer à la mise en stage administrative des étudiants infirmiers et des élèves aides-soignants :
- Mise à jour des lieux et référents de stage sur le logiciel
- Elaboration du tableau de préparation de mise en stage
- Affectation des étudiants et élèves en stage (entrée dans le logiciel, édition des feuilles de stage,
planning élèves et étudiants, envoi des courriers)
En lien avec l'organisation des formations sur l'institut de formations paramédicales
- Participation à la préparation des instances et sections de gouvernance de l'institut : Instance
Orientation générales (ICOGI), section disciplinaire, section pédagogique, section de la vie
étudiante : liste d'émargement, préparation des dossiers, secrétariat d'instances, rédaction du
compte-rendu
- Participation à la Commission d'Attribution des Crédits (CAC)
- Être un intermédiaire entre la faculté de rattachement et les étudiants
- Interlocuteur de l'IFSI avec l'ARS (agence régionale de santé), la DRIETTS (Organisation des épreuves
et communication des documents nécessaires à la validation de la formation des étudiants)
- Réalisation de courriers divers
- Gestion de l'ensemble des courriels
- Remplacer ou aider un-e collègue en cas d'absence ou de période de travail plus importante
Missions ponctuelles
- Participation aux réunions institutionnelles
- Participation aux événements de l'institut (JPO, job dating, diplomation)
- Participation à la démarche Qualité
- Participation aux épreuves de sélection des concours (écrits, oraux)
- Participation au dispositif de formation continue (Dossiers, courriers, inscriptions, badges,
photocopies)
- Régie et recette
- Communication extérieure dans le cadre du plan d'attractivité de l'IFSI
- Attribution et suivi des cartes (parking et de réfectoire)
- Actualisation des accès au WIFI des apprenants
- Gestion paramétrage des cartes d'accès (self, parking)
- Commande fourniture de bureau, produits d'entretien
- Déclaration des demandes et suivis des réparations
- Gestion et mise à jour du Site Internet de l'IFSI

HORAIRES ET QUOTITE DE TRAVAIL
- Poste à temps plein du lundi au vendredi
- Temps de travail hebdomadaire 37h30
- Amplitude horaire 8h30 à 17h30
- Télétravail possible

Grade : Adjoint administratif catégorie C
Compétences nécessaires au poste :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Internet, Messagerie)
- Bonne expression orale et écrite
- Maîtrise de l'orthographe, de la syntaxe et de la grammaire
Compétences liées à l'emploi
- Connaissances des formations préparées à l'IFSI et l'IFAS
Qualités nécessaires à l'emploi :
- Sens des responsabilités
- Capacité à rendre compte
- Sens de l'organisation du travail et du travail en équipe
- Prendre des initiatives adaptées
- Respect de la réglementation et de l'organisation mise en place
- Capacités à gérer des priorités et à anticiper
- Capacité d'adaptation et polyvalence
- Ponctualité, rigueur et discrétion
Formation et expériences professionnelles requises
Formation : Domaine administratif et bureautique
Expérience professionnelle : Expérience de secrétaire souhaitée