Adjoint de la Coordinatrice des Secrétariats Médicaux H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) assure des missions de proximité et de recours au sud de l'Ile-de-France, dans une quarantaine de spécialités, avec une offre de soins large en Médecine, Chirurgie, Obstétrique et Psychiatrie. Il est classé centre périnatal de type III. Il est le siège du SAMU 91. Il est l'un des trois centres de référence dans l'Essonne, pour la permanence des soins en chirurgie viscérale et orthopédique. Il couvre 5 secteurs de psychiatrie de l'Essonne.
Possède un parking souterrain sécurisé, un accès Food truck, un self et une cafétéria avec des tarifs privilégiés ainsi qu'une conciergerie et un lavage auto.

Identification du poste
o Fonction et Localisation du Poste
- Fonction : Adjoint(e) de la Coordinatrice Générale des Secrétariats Médicaux
- Localisation : Poste basé sur le CHSF. Déplacements à prévoir ponctuellement sur les sites extérieurs du CHSF ainsi que sur le Centre Hospitalier d'Arpajon.

o Position dans la structure
Rattachement hiérarchique :
- Directrice des Ressources Humaines et de la Formation Continue
- Coordinatrice Générale des Secrétariats Médicaux

Liaisons fonctionnelles :
- Chef de Pôle
- Cadre de Pôle
- Chef de Service
- Cadre de Service
- Equipe de soins
- Les différents acteurs et services de l'hôpital et hors institution

o Horaires de travail :
Plage horaire définie sur la base de 39h/semaine et conformément à la charte du temps de travail en vigueur au CHSF Cadre au Forfait Congés pris en binôme Poste à 100%

o Présentation du service

L'équipe de la coordination des secrétariats médicaux est constituée d'une coordinatrice générale des secrétariats médicaux CHSF-CHA, de 3 adjointes (1 sur le Centre hospitalier d'Arpajon, 2 sur le Centre hospitalier Sud Francilien).
Les psychologues, bien que rattachés à leur unité, se répartissent l'ensemble des services de soins de l'hôpital et sont positionnés comme référents de certains de ces services.

Missions du poste

o Missions générales :
L'adjointe à la coordinatrice générale des secrétariats médicaux participe à l'organisation, la supervision et l'optimisation du fonctionnement des secrétariats médicaux de l'établissement sur les pôles où elle est missionnée. Elle participe activement au management des équipes, la gestion administrative et à l'amélioration continue de la qualité. Elle supplée à la coordinatrice générale en son absence. Elle assure un reporting régulier auprès de la coordinatrice générale.

o Missions permanentes :

L'adjointe est en charge des missions suivantes sur les pôles qu'elle supervise :
1. Encadrement des secrétaires médicaux
- Encadrer et animer l'équipe de secrétaires médicaux (plannings, remplacements, congés, évaluations annuelles, gestion des conflits, etc.) ;
- Organiser la répartition des tâches et harmoniser les pratiques entre les secrétariats ;
- Assurer le suivi de l'activité des différents secrétariats pour assurer une juste répartition des ressources humaines disponibles ;
- Participer aux recrutements en lien avec la coordinatrice générale et la DRH ;
- Accompagner les nouveaux arrivants et organiser la formation continue.

2. Gestion administrative et organisationnelle
- Garantir la bonne tenue des dossiers médicaux et la conformité des procédures de gestion documentaire ;
- Participer à la mise en uvre des outils numériques ;
- Veiller au respect des délais de frappe et de transmission des comptes rendus médicaux ;
- Collaborer avec les chefs de service, médecins, cadres de santé et professionnels paramédicaux pour adapter l'organisation des secrétariats aux besoins.

3. Amélioration continue et qualité
- Contribuer à l'amélioration des circuits d'information et de communication ;
- Participer aux démarches qualité (audits, indicateurs, certifications) ;
- Identifier les dysfonctionnements et proposer des actions correctives ;
- Assurer une veille réglementaire et technologique (RGPD, dématérialisation, etc.).

o Missions transversales :

- Travailler en lien étroit avec la direction des soins, la direction des affaires médicales, la direction des systèmes d'information, les services cliniques et médico-techniques dans le cadre de missions transversales confiées par la coordinatrice générale (déploiement d'outils, réorganisations)
Particularités de la fonction
o Compétences requises (formation/qualification)
- Baccalauréat et qualification dans le domaine du secrétariat médicale souhaité ;
- Expérience significative dans un poste de secrétariat médical ;
- Une première expérience d'encadrement ou de coordination est souhaité.

o Savoir-faire requis
- Connaissance du fonctionnement hospitalier public
- Connaissance de la terminologie médicale
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers
- Capacité à encadrer et animer une équipe.
- Aptitude à organiser, planifier et prioriser les activités.
- Maîtrise de la communication écrite et orale.
- Gestion de projet et accompagnement au changement.

o Qualités professionnelles requises
- Sens de l'organisation, rigueur et autonomie ;
- Capacité d'écoute et diplomatie ;
- Réactivité, esprit d'initiative ;
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.