Secrétariat Médical -Secteur Crmr Mars H/F AP-HP

MétierSecrétariat médical - Assistanat médicalType de contratTitulaire ou CDIPrésentation du service
Département Médico-Universitaire (DMU) CARTE
Activités : Centre de Référence des Maladies Vasculaires Rares (CRMR MARS)
Service
Le CRMR MARS assure une mission d'expertise nationale et de diffusion des connaissances et des bonnes pratiques dans le domaine des maladies vasculaires rares. Riche d'une expérience dans le diagnostic, le suivi, la recherche clinique et fondamentale menés depuis plus de 10 ans sur les pathologies comme le SED vasculaire et la DFM, il met cette expertise au service des patients et des soignants. Les consultations d'orientation diagnostique sont sollicitées par les médecins généticiens, vasculaires, rhumatologues, dermatologues notamment, pour les patients sur l'ensemble du territoire français. Ces consultations permettent de proposer, dans le cas de suspicion de maladie vasculaire héréditaire, d'une part un test génétique orienté et documenté, d'autre part une prise en charge adaptée au risque génétique du patient et de ses apparentés.
Il organise des réunions de concertation pluridisciplinaire (RCP) sur site chaque semaine afin d'organiser localement et sur le plan national le dépistage et la prise en charge des patients atteints de dysplasie fibromusculaire (DFM), du syndrome d'Ehlers-Danlos (SED) vasculaire et syndromes de fragilité artérielle apparentés, des patients atteints de bicuspidie aortique familiale, d'artérite de Takayasu, et de thromboangéite oblitérante ou maladie de Buerger....
Vos missions
CADRE GENERAL
Le travail sur ce poste est en collaboration avec les autres secrétaires du service de médecine vasculaire, département HYPERVASC. Le périmètre de responsabilité de chaque secrétariat est défini en collaboration avec l'équipe médicale et l'encadrement. Ainsi la répartition des tâches est évaluée et modifiée régulièrement au regard de l'évolution des activités et de la charge de travail.
MISSIONS GENERALES
Assurer l'activité de secrétariat médical pour le secteur CRMR MARS au sein du département HYPERVASC.
Pr Tristan Mirault, coordonnateur du CRMR, Dr Michaël Frank PH temps-partiel, un.e Assistant.e-Spécialiste.e, un.e Docteur Junior, Mohamed El Hachmi le conseiller en génétique.
Gestion des appels téléphoniques et des adresses emails génériques du CRMR MARS
Accueil téléphonique, répartition des appels reçus, et messagerie
Gestion des demandes issues du site internet CRMR MARS ****@****.**, et des boîtes emails génériques du service : ****@****.** et ****@****.**.
Gestion du carnet de rendez-vous de consultations sur Dx-Planning et des téléconsultations sur ORTIF
Prise de rendez-vous de consultation, pré-admission, création identité patient.e avec pièces justificatives
Saisie des indisponibilités médicales et prises de rendez-vous occasionnelles pour les ajouts
Reprogrammation des consultations annulées à la demande des médecins, ou reportées par les patient.es
Suivi des patient.es non-venu.es avec re-convocations
Programmations des hospitalisations de jour demandées par les médecins en charge
Définir la date d'hospitalisation après contact le ou la patient.e
Préadmissions des patient.es
Planification de la séance et suivi du placement des rendez-vous (dates examens concordantes, annulation, report)
Mise en forme, relecture et envoi des comptes rendus : consultations, HDJ (Vocalsoft)
Gestion du dossier médical pour la consultation (dossiers premières fois)
Incrémentation par numérisation des divers éléments reçus (bilan, imagerie, courriers, etc...) dans DxCare (dossier informatisé du patient)
Récupération des dossiers pour la mise en forme des courriers
Envoi du courrier, photocopie et rangement doubles dans dossiers
Archivage des dossiers
Gestion du courrier (administratif, médical)
Distribution et traitement du courrier arrivé, et e-mails
Envoi et réception fax et e-mails ; recherche des IPP et identifiants génétiques pour classement ou rendez-vous
Scanner les courriers, bilans et comptes rendus des examens reçus par courrier, fax, e-mail et mise dans DxCare
Répartir les examens reçus aux différents médecins
Départ et arrivée du courrier
Récupérer courrier recommandé, colis, au vaguemestre
Accueil patients, stagiaires, et visiteurs, internes, docteurs juniors, assistants : badge
Gestion du matériel, fourniture et paramétrage des documents du service
Gestion déléguée du planning de présence médicale : Chronos (planning des médecins du service)
...
Profil recherché
Français courant (C2) ou langue maternelle avec haut niveau orthographique et grammatical.
Anglais expérimenté (B2)
Expérience souhaitée

QUALITES ET COMPETENCES
Qualités relationnelles, discrétion
Capacité à gérer les priorités
Sens de l'organisation, méthode, rapidité
Disponibilité, sens des responsabilités et prises d'initiatives
Sens du travail en équipe ; complémentarité avec les autres secrétaires du service

CONNAISSANCES ASSOCIEES
Bureautique 3- Vocabulaire médical3- Organisation fonctionnement interne de l'établissement 2- Droits des patients 2- Technique d'accueil téléphonique 3- Techniques de communication Internet / intranet 3- Droit hospitalier 2-

1: Connaissances générales 2 : Connaissances détaillées 3 : Connaissances approfondies

DIPLOMES ET OUTILS
Baccalauréat Sciences Médico-Sociales ou équivalent/Formation de Secrétaire MédicaleIPLOMES ET OUTILS
Maitrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Outlook, DxCare, Dxplanning)
Horaires de travailTravail sur une amplitude horaire de 7H30 ou 7H pour les personnels en CDD (lundi au vendredi) OrganTélétravailNonVos avantages à l'AP-HP
PRESENTATION
Nombre de lits hospitalisation classique : aucun
Nombre de lits hôpital de jour : 6 séances par semaine : mardi et jeudi
Consultations - 7ème étage A ou B : tous les jours avec des consultations multidisciplinaires : médecin génétique vasculaire + médecine psychiatre ou psychologue + conseiller en génétique

COMPOSITION DE L'EQUIPE MEDICALE
1 PUPH Responsable du Centre de Référence, 1 PH temps-partiel, 1 praticien attaché, 1 docteur junior, 1 conseillère en génétique, 3 vacations médecin psychiatre, 1 vacation médecin HTA, 2 vacations EchoDoppler

LIAISONS
HIERARCHIQUES
Chef de Service : Professeur Tristan MIRAULT - Responsable du Centre de Référence
Chef du département HYPERVASC au sein du DMU CARTE (CArdiologie Rein Transplantation NEurovasculaire) : Pr MESSAS
Cadre Paramédical du Pôle (Mme Nathalie MATHE : **.**.**.**.**)

FONCTIONNELLES
Patients et leur famille. Equipes médicale, paramédicale et administrative. Médecins de ville. Autres hôpitaux AP-HP et hors AP-HP, notamment centres de compétence et centres constitutifs. Laboratoire de ville. Pharmacie

Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé...)
Places en crèche disponibles
Self, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances...)
Remboursement à 50% du titre de transport
Plateforme « Hoptisoins »: tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
Espace

Description de l'hôpitalSitué à Paris (15ème arrondissement), l'Hôpital européen Georges-Pompidou est reconnu pour son expertise des pathologies de l'adulte notamment dans les domaines cardiovasculaire et rénal, du cancer et des urgences. Il est doté de plateaux techniques complets et performants d'imagerie, de radiologie interventionnelle et de biologie et bénéficie d'une infrastructure moderne.Référence de l'offre2024-13324