Secrétaire en Néphrologie Hospitalisation H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Descriptif du poste :

Denomination du poste Secretaire en hospitalisation traditionnelle et soins intensifs nephrologiques. Secteur d'activite Service nephrologie - Hopital Maison Blanche 32 lits :* Hospitalisation traditionnelle : 26 lits. + chambre securisee de patients detenus * Soins intensifs nephrologiques : 6 lits. Definitions /Abreviations EASILY : logiciel de dossier patient informatiseHEMADIALYSE : logiciel specialise dans la dialyseWEB100T : logiciel de saisie des RUM et actes medicauxPASTEL : logiciel gestion administrative des patients et facturationVIRTUAL ARCHIVES : logiciel de gestion archivage dossier patientSAGE : Service archivage centralise du dossier patientRUM : Resume d'unite medicalePTAH : Logiciel institutionnel de demande de transports sanitaires Mission Agent exercant une fonction administrative, assurant l'accueil des patients hospitalises et de leur entourage, la gestion du courrier, des dossiers patients, la programmation et la prise de rendez-vous. La secretaire travaille en etroite collaboration avec l'ensemble de l'equipe pluridisciplinaire.Elle fait partie integrante de l'equipe. Activites Principales -Accueil telephonique : repondre et assurer le suivi des demandes diverses : appels de patients et des familles, des professionnels de sante intra-chu et extra-chu, en lien avec la gestion logistique, du DIM, du bureau des entrees, des ambulances...-Lien etroit avec l'equipe medicale et paramedicale.-Verification des mouvements patients dans les deux secteurs.-Se presenter aupres de chaque patient. >Dans HEMADIALYSE : * Mise a jour du dossier administratif du patient (PASTEL, EASILY et HEMADIALYSE) : o Verifier les donnees d'identite, d'adresse, de telephone, ndeg de securite sociale et mutuelle, du medecin traitant et des autres correspondants medicaux, des personnes a prevenir, de la personne de confiance (formulaire a faire completer par le patient et le tiers). o Orienter le patient et sa famille vers le bureau des entrees en cas de probleme d'ouverture de droits.o Faire un signalement si erreur d'identito-vigilance, si doublon patient constate sur EASILY, PASTEL. * Effectuer les preadmissions dans PASTEL : * Accueil physique et orientation des usagers et professionnels de sante se presentant au sein du secretariat.* Gestion des dossiers des patients hospitalises * Gestion des sorties en collaboration avec le cadre de sante, les medecins et les infirmieres :o Preparation du dossier de sortie et verification finale avec l'infirmiere.o Programmation des transports (PTAH) en verifiant avec le patient s'il a un transporteur defini.o Faire etablir le bon de transport aupres des medecins et le joindre au dossier.o Recuperer aupres de l'interne la lettre de liaison medicale du patient.o Prise de rendez-vous de suivi et d'examens en sortie d'hospitalisation.o Prevenir les coordinatrices de dialyse du CHU ou ARPDD pour les patients hemodialyses (pour les patients dialyses a l'ARPDD, confirmer avec le medecin si le patient retourne a l'ARPDD)o Faire reverifier le dossier de sortie aupres de l'infirmiere, qui definit si celui-ci peut etre remis par la secretaire * Programmation et suivi des rendez-vous des patients hospitalises sur demandes medicales avec mises a jour dans le logiciel HEMADIALYSE pour les examens extra-chu.* Planification des sorties programmees : avec adaptation de l'horaire de dialyse le jour de sortie, organiser la visite d'HDJ pour les patients greffes...* Prevenir l'infirmiere de bureau des examens et rendez-vous programmes le jour-meme* Organisation des hospitalisations programmees en lien avec l'equipe medicale et le cadre de l'unite et planification murale* Frappe et gestion des courriers d'hospitalisation et de consultation* Gestion et saisie des RUM et des actes dans WEB100T* Gestion des listes hebdomadaires pour les reunions de transplantation et dialyse* Assister a la synthese pluri-disciplinaire du jeudi a OP Nephro (secretaire d'activite de service) Autres Activites -Remplacements ponctuels au secretariat de l'hopital de jour de nephrologie.
-Saisie des demandes d'assistance informatique et telephonique.-Saisie des demandes d'interventions du service technique du CHU dans le logiciel ASSET PLUS.-Participation a la formation des nouveaux professionnels recrutes et des etudiants du service.-Mobilites au sein des secretariats de consultations et d'hemodialyse.-Participation a des groupes de travail. Repartition des tâches a effectif complet Repartition des tâches un jour sur deux a effectif complet :
-Activites de service (horaire : 8h -16h ou 8h 30 - 16 h30)-Frappe de courriers (horaire : 9h-17h)-Esprit d'entraide attendu en fonction de l'activite de l'une et l'autre. Caracteristiques du poste -Travail du lundi au vendredi, hors jours feries-Amplitude horaire : 8 h - 17 h.-Se conformer au reglement du service pour l'organisation des conges et remplacements des absences.-Travail en binome dans un meme secretariat.-Remplacements ponctuels au secretariat de l'hopital de jour de nephrologie.

Profil recherché :

Niveau de competence -Baccalaureat type sciences et technologies de la sante et du social, type administratif ou formation en secretariat medical.-Experience professionnelle dans le secretariat medical souhaitee.-Bonne maîtrise de l'outil informatique courant (Word - Excel).-maîtrise des logiciels hospitaliers : EASILY, PASTEL, Web100T, VIRTUAL ARCHIVES. Capacites requises -Bonnes connaissances orthographiques et grammaticales ainsi que de la terminologie medicale.-Discretion professionnelle et respect des regles de confidentialite.-Capacite d'organisation, d'adaptation (a la variation d'activite) et d'anticipation.-Capacite relationnelle avec les usagers et les equipes pluridisciplinaires.-Rigueur, methode, discretion, maîtrise de soi.
-Sens du travail en commun et esprit d'equipe.