Assistante de Gestion des Affaires Générales - Direct - Commune de Sarrola Carcopino H/F Fonction publique Territoriale
Sarrola-Carcopino - 2A Fonctionnaire- BEP, CAP
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
ASSISTANTE DE GESTION DES AFFAIRES GENERALES
RELATIONS FONCTIONNELLES
- Echanges quotidiens avec les services internes.
- Echanges ponctuels avec d'autres collectivités.
- Echanges avec différents fournisseurs et magasins.
- Echanges avec différentes Mairies et Préfecture.
- Echanges avec les administrés.
MISSIONS PRINCIPALES ET ACTIVITES DU POSTE
Services courriers
- Trie et envoi le courrier aux destinataires.
- Transfert les mails qui arrivent sur la boîte accueil vers les destinataires concernés.
- Scanne et référence le courrier sur ZEENDOC.
- Remise en main propre à chaque agent du courrier qui lui est destiné.
- Lit les avis d'obsèques sur le journal et en fait part au maire.
- Rédaction de courrier à envoyer.
- Archivages des documents papier.
- Fait la navette entre la Mairie annexe et la Mairie village quand Thérèse casanova est absente.
Marchés Publics
- Etabli les bons de commandes pour les différentes demandes et services.
- Consultations pour les marchés publics.
- Archivage sur ZEENDOC et Proliant des bons et devis.
- Fait signer au maire les différents bons de commande.
- Tiens un registre des stocks et commande pour les différents services.
- Préparation de la salle des mariages + mise à jour des actes de mariage.
- Accueil des invités et des mariés.
- Remise en état de salle après le mariage.
- Archivages des documents d'état civil.
Etat-Civil
- Accueil du public, physique et téléphonique
- Réception des demandes et doléances du public.
- Rediriger le public auprès des services concernés
- Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil.
- Etablissement des dossiers de mariage, préparation des mariages (actes, livret de famille, certificat de mariage) et assiste le Maire lors de la cérémonie.
- Etablissement des dossiers de baptême civil, préparation des baptêmes et assiste le Maire lors de la cérémonie
- Déclaration de décès
- Délivrance d'autorisation des fermetures de cercueil
Autres missions
{En remplacement si absence des titulaires ou demandes urgentes)
- Remplacement de l'agent titulaire pour les ERP.
- Remplacement de l'agent titulaire pour la gestion des ressources humaines.
- Recensement militaire.
- Rédaction des arrêtés de débits de boissons temporaires.
- Légalisation de signature et accord des copies conforme des documents
AUTONOMIES ET RESPONSABILITES
- Missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique.
- Large autonomie dans l'organisation de son travail.
- Garant des procédures administratives et statutaires en matière de gestion des ressources Humaines.
MOYENS TECHNIQUES
- Technologies de l'information et de la communication : téléphone, photocopieur, scanner, matériel de bureautique, internet, intranet, Pack Office, etc.
- Logiciels de Ressources Humaines (SITEC) et d'Etat-Civil (Littera et Athéna)
Le profil recherché
SAVOIRS - PRE RECOUIS
Service courriers
- Savoir faire preuve de méthodologie.
- Posséder un bon sens du service.
- Être un bon communicant et savoir coopérer au sein d'une équipe.
- Maîtriser les différents outils bureautiques.
Marchés publics
- Communication/relations interpersonnelles.
- Marchés, produits et fournisseurs.
- Techniques quantitatives
Connaissance :
- De la réglementation en matière d'Etat-Civil.
- Sur la fonction publique territoriale.
- De l'organisation générale des services de l'administration.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint...)
- De l'utilisation des logiciels informatiques courants (Littera, Athéna).
SAVOIRS FAIRE - PRE RECOUIS
Service courrier
- Travailler avec rigueur et régularité.
- Utiliser les logiciels du domaine.
- Entretenir de bonnes relations avec l'ensemble de la cellule administrative concernée.
- Encadrer et déléguer.
Marchés Publics
- Etablir une communication avec les candidats pour l'aspect administratif et la relation avec les utilisateurs internes
- Gérer simultanément les procédures multiples
- Rédiger et mettre en forme des bons de commandes et/ou rapports.
- Utiliser les procédures, outils, protocoles spécifiques aux achats publics.
Etat-Civil
- Savoir accueillir le public.
- Savoir appliquer les procédures administratives et en assurer le suivi.
- Qualités relationnelles et rédactionnelles.
SAVOIRS ETRE - PRE RECOUIS
- Obligation de discrétion professionnelle.
- Respect du devoir de confidentialité.
- Savoir s'organiser dans son travail.
- Savoir travailler en équipe et au contact du public.
- Amabilité.
- Autonomie.
- Rigueur.
- Dynamisme.
- Polyvalence.
- Capacité d'adaptation.
- Être à l'écoute, faire preuve d'empathie.
QUALIFICATIONS ET FORMATIONS DE L'AGENT
Titulaire d'un CAP et Brevet professionnelle de fleuriste.
Titulaire d'une certification de Niveau S (niveau Bac +2) d'assistante des Ressources Humaines.
*Cette fiche de poste n'a pas de caractère exhaustif et peut évoluer.
- Sarrola-Carcopino - 2A
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