Chargé·e d'Accueil - Gestionnaire Administratif·ive en Etat Civil H/F Mairie
Noyal-Châtillon-sur-Seiche - 35 CDD- BEP, CAP
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
L'Agent assure l'accueil physique et téléphonique en Mairie, la gestion de dossiers et les procédures liées à l'Etat Civil.
MISSIONS :
- Accueillir, orienter et informer les usagers (accueil physique et téléphonique),
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents,
- Gérer les formalités administratives courantes : délivrer des copies d'actes d'état civil, assurer les inscriptions sur les listes électorales, gérer le courrier et les messages électroniques,
- Traiter les demandes liées aux mariages, PACS, décès, procédures de changement de nom, prénom ou sexe etc,
- Contribuer à la gestion du cimetière et répondre aux demandes,
- Délivrer des documents administratifs (attestation etc.),
- Réaliser des travaux de bureautique,
- Rédiger des courriers courants,
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation mis à disposition du public,
- Gérer les affichages réglementaires,
- Procéder au classement et à l'archivage.
- Au besoin, participer à l'organisation matérielle et administrative des élections,
- Tenir les plannings de la salle des mariages, du bureau des élus, des véhicules de service.
COMPETENCES :
- Connaissance des différentes démarches liées à l'Etat Civil, aux acteurs territoriaux,
- Sens de l'écoute de l'analyse, techniques d'accueil du public,
- Sens de l'organisation et du service public,
- Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels de bureautique, éventuellement des logiciels Arpège Requiem, Mélodie, Berger-Levrault (formation possible à la prise de poste),
- Discrétion et autonomie,
- Adaptabilité.
CONDITIONS D'EXERCICE DU POSTE :
- Présence régulièrement nécessaire le samedi,
- Contrat à temps complet de 3 mois renouvelable,
- Attribution des titres-restaurant.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Identifier, traiter une demande client
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles :
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Noyal-Châtillon-sur-Seiche - 35
- CDD
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