Assistant Administratif H/F Universite de Bordeaux
Pessac - 33 CDD- 1 925 - 2 020 € / mois
- 🏠 Télétravail partiel
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Les missions du poste
Le pôle formation, insertion professionnelle et vie universitaire (FIPVU) met en oeuvre la politique d'orientation et de formation en lien avec les composantes de l'université de Bordeaux.
Parmi ses composantes, la direction de la vie universitaire, ressource de l'expérience étudiante, regroupe les services dédiés à la vie étudiante et de campus qui portent les activités culturelles, sportives, sociales ou associatives offertes aux étudiants.
Au sein de la direction de la vie universitaire, le service de la vie étudiante développe une offre de services aux étudiants et aux associations. Spécialisé dans l'accueil, l'accompagnement (notamment social) et l'intégration des primo-entrants, en particulier internationaux, il est également en charge de la coordination du dispositif de rentrée, du soutien à la vie associative et du renforcement de l'engagement étudiant, mais aussi de l'amélioration de la qualité de vie sur les campus, en lien avec le développement durable.
Il met en oeuvre la politique de vie étudiante de l'établissement, et a pour mission de dynamiser la vie de campus, et améliorer le bien-être étudiant.
Accueil et information :
Vous accueillez, informez et orientez les étudiants sur tous les aspects de la vie universitaire.
Vous réceptionnez, enregistrez et distribuez le courrier du service.
Vous mettez à jour la documentation disponible pour les étudiants.
Vous êtes en relation avec les partenaires sociaux (assistantes sociales, CROUS, etc.) pour répondre aux besoins des usagers.
Appui aux dispositifs étudiants
Vous accompagnez les étudiants dans leurs démarches liées au Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Étudiantes (FSDIE) : vous traitez les demandes d'aide sociale ou d'exonération, préparez les commissions, rédigez les relevés de conclusion et en assurez la notification.
Vous contribuez à l'organisation des événements portés par le Conseil de la Vie de Campus (CVC) et assurez la rédaction des procès-verbaux.
Soutien logistique et administratif :
Vous participez à la logistique des événements étudiants, notamment ceux de la rentrée universitaire ou des sorties pour les étudiants internationaux.
Vous saisissez et mettez à jour les bases de données administratives.
Vous rédigez et mettez en forme différents documents administratifs et en assurez la diffusion.
Vous classez et archivez les documents du service.
Vous travaillez en collaboration avec l'équipe du BVE et les différents partenaires internes de l'université.
Contexte et spécificités du poste :
Au sein de la Direction de la Vie Universitaire, le Bureau de la Vie Étudiante (BVE) de Pessac contribue activement à l'animation des campus et à l'amélioration des conditions de vie des étudiants. En lien avec de nombreux services internes (CROUS, assistantes sociales, scolarités, communication, etc.), le BVE intervient au plus près des usagers pour mettre en oeuvre la politique vie étudiante de l'établissement.
L'équipe locale est composée de quatre agents (catégories A à C) et régulièrement renforcée par des emplois étudiants.
Le poste nécessite une présence physique sur le campus de Pessac, des déplacements occasionnels dans la métropole, ainsi qu'une disponibilité ponctuelle en soirée pour accompagner certains événements étudiants. Les congés sont à privilégier pendant les vacances universitaires. Le télétravail n'est pas compatible avec les exigences de la fonction.
Vous mobilisez des compétences techniques, relationnelles et organisationnelles dans un environnement universitaire dynamique. Vous maîtrisez la communication, l'accueil, les outils bureautiques et les bases de la vie étudiante. Autonome et rigoureux-se, vous travaillez en équipe, rédigez avec clarté et savez vous adapter. Sens du service, discrétion, réactivité et bon relationnel sont essentiels.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Gestion administrative du courrier, Modalités d'accueil, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public
Qualification : Employé non qualifié
Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Bienvenue chez Universite de Bordeaux
L'université de Bordeaux cultive depuis 575 ans les valeurs universelles qui ont forgé sa réputation : humanisme, exigence, créativité et diversité. L'école des savoirs encyclopédiques a évolué au fil du temps en une université pluridisciplinaire. Elle a su s'adapter à son environnement et se réinventer pour devenir une référence de l'enseignement supérieur et de la recherche.
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