Gestionnaire Administratif Scolarité et Diplomation H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Paris 6e - 75 Fonctionnaire- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
MISSIONS
Le gestionnaire de scolarité assure, dans le respect des techniques, des règles et des procédures, l'ensemble des actes de gestion administrative liés : Aux inscriptions administratives pour tous les cursus de l'établissement; Au diplôme d'établissement (Diplôme de l'EHESS); A 3 commissions spécifiques. Il ou elle contribue de façon plus générale à la vie de l'équipe et assiste ses collègues gestionnaires de scolarité selon les besoins du service et en cas de charge particulière.
ACTIVITES PRINCIPALES
Accueillir, informer
- Apporter un support aux étudiants dans toutes les démarches administratives liées à leur scolarité et les orienter vers les interlocuteurs internes spécifiques
- Réception et traitement des communications téléphoniques
- Traitement du courrier électronique
- Délivrance et rédaction de documents administratifs dans le cadre réglementaire
Assurer l'inscription administrative des étudiants
- Inscriptions administratives tous cursus (M, D, DU, auditeurs libres)
- Contrôle des pièces justificatives
- Contrôle des éléments saisis par les étudiants
- Saisie des inscriptions dans APOGEE
- Edition et remise des cartes étudiants
- Suivi et relance des étudiants dont les dossiers sont attente de PJ
- Suivi et relance des étudiants dont les dossiers sont en attente de paiement.
Suivre administrativement la scolarité des étudiants :
- Modifications éventuelles des dossiers
- Réédition des cartes d'étudiants et certificats de scolarité
- Mise en qualité de la donnée pour les remontées de données auprès des opérateurs de l'Etat (SISE, SIREDO, passeport de compétences, CVEC) et établissement (bilan stat) : Correction des anomalies
Editer et délivrer les diplômesen lien avec les gestionnaires de mentions
- Gérer la procédure de suivi des arrêtés de désignation des jurys d'examens (en lien avec les formations et la DAJA)
- Collecter et vérifier la recevabilité des PV de jury
- Contrôler les résultats des étudiants admis en master,
- Editer les attestations de réussite en master et les ADD
- Editer les diplômes et duplicata en master
- Appui au service de l'école doctorale pour l'édition des diplômes de doctorat et HDR
- Suivi du circuit des signatures : président EHESS, recteur,
- Assurer le lien entre l'établissement et les services du rectorat en charge de la diplomation
- Délivrer les diplômes
- Commander les parchemins auprès de l'imprimerie nationale
Chargé du suivi de l'archivage
- En lien avec le service des archives de l'établissement
- Contribuer à la mises (ou s'assurer de) en oeuvre les procédures d'archivage,
- Suivre les versements et préparer les éliminations d'archives
Missions transverses
- Participer activement aux réunions
- Contribuer à l'élaboration et à l'améliorationdes procédures
- S'informer et se former
- Exprimer les nouveaux besoins et proposer des solutions
- Contribuer à la garantie du respect de la réglementation et des procédures
Le profil recherché
COMPETENCES REQUISES
Connaissances
- Connaître l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur
- Connaître la réglementation relative à la scolarité et aux formations universitaires
- Connaître les règles de scolarité et plus précisément la réglementation applicable aux modalités d'inscription et de validation des diplômes
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative
Posséder une bonne expression orale et écrite
Afficher la suite
Compétences opérationnelles
- Capacité à appréhender les enjeux des dossiers traités
- Capacité d'analyse, de synthèse et de résolution des problèmes
- Savoir appliquer la réglementation et respecter les procédures
- Maîtriser l'utilisation de logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité : Apogée, ecandidat
- Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint)
- Savoir organiser son travail en hiérarchisant les priorités,
- Savoir rendre compte de son activité
Compétences comportementales
- Savoir travailler en équipe et en autonomie
- Capacité à gérer le stress
- Capacité d'adaptation
- Rigueur / Fiabilité
PROFIL RECHERCHE
- Niveau baccalauréat exigé pour les agents contractuels
- Expérience souhaitée : 3 années
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
23 700 € / an 1 975 € / mois 13,02 € / heureSalaire brut estimé
26 400 € / an 2 200 € / mois 14,51 € / heureEstimation haute
30 000 € / an 2 500 € / mois 16,48 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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