Assistant·e Administratif·ve Service Administratif des Formations Ski-Vtt H/F Fonction publique de l'État

Détail du poste

- Référente des questions administratives intéressant le secteur formation en relation avec le chef de pôle
- Renseignement des stagiaires des différents cursus
- Suivi des dispositifs de formation : DE ski nordique, DE JEPS VTT, Formations communes, formation bi-qualifiante, parcours qualifiants des sportifs de haut-niveau
- Réception et vérification des dossiers d'inscriptions, convocation des stagiaires
- Etablissement des devis de formation et d'hébergement
- Envoi des contrats de formation professionnelle, des convocations et des documents complémentaires
- Envoi des attestations de présence en formation et des attestations de réussite
- Transmission au service comptabilité des listes de stagiaires et des documents nécessaires au traitement financier
- Gestion administrative complète (réception, vérification des dossiers,
convocation, contrats, devis, attestations de présence et de réussite...) des stagiaires des DE ski nordique, formations générale communes montagne, DEJEPS VTT
- Secrétariat des Jurys pléniers en lien avec le SNMESA
- Gestion des budgets de formation en lien avec les prestataires de service et vacataires (convocation, établissement et suivi des conventions de prestation de service, vacations, frais de déplacement)
synthèse statistique des flux de formation : assure le suivi des indicateurs quantitatifs d'activité du service (heures intervenants, heures stagiaires...) à des fins de statistiques annuelles et de suivi longitudinal
- Réalisation des enquêtes nationales sur le site du ministère
- Bilan quantitatif et catégoriel des formations réalisées
- Mise à jour de la base des stagiaires du DE de ski nordique
- Réalisation des engagements juridiques sur I'application informatique de référence. Transmission des documents au service comptabilité de
l'établissement
- Classement et archivage des documents administratifs
- Utilisation des applications informatiques dédiées aux suivis des formations
- Formalisation des documents et des procédures dans le respect de la certification "Qualiopi" de I'ENSM
- Suivi des facturations des frais de formation sur la plateforme EDOF pour le CPF
- Suivi des dossiers de financement sur la plateforme KAIROS pour les
demandeurs d'emploi
- Conventions avec les opérateurs de formation
- Montage et suivi des dossiers de demande de financement des stagiaires auprès des organismes financeurs (ESIA-FC, OPCO, France travail...).
- Traitement des demandes de financements
- Accueil téléphonique et présentiel
- Conseils et accompagnement des stagiaires dans leurs parcours de formation
- Mise à jour du site internet de I'Etablissement pour la partie formation,
(information tout public, calendriers et tarifs des formations)