Secrétaire de Résidence - Gestionnaire Locatif H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Détail du poste

Sous l'autorité du Responsable Administratif, l'adjoint est chargé(e) de la gestion de la structure et participe à l'accueil du public.

Activités principales :
Gestion locative
- Gestion des admissions, vérification du dossier. Remise de l'attestation CAF, du code WIFI et de l'attestation d'hébergement,
- Suivi du départ : après vérification de la situation comptable et consultation du secrétariat,
- Suivi des disponibilités via un fichier partagé et suivi du niveau de remplissage pour éviter le surbooking,
- État des lieux de sortie et arrivée en renfort,
- Exécuter les tâches administratives courantes (saisie d'informations, rédaction de courriers et de factures, classement),

Gestion Comptable
- Mandataire de la régie de l'hébergement en liaison avec le pôle régie d'hébergement du CROUS : encaissement par TPE et chèque, transmission des tickets journaliers et des chèques, enregistrement comptable sur H3, lettre de rappel et suivi des impayés, gestion des remboursements à la suite des départs, opération liée aux droits constatés (contrôle des droits constatés, facturation),
- Transmission mensuelle des documents de gestion réglementaires par voie dématérialisée,

Accueil
- Accueil physique du public, renseignement (contacts, informations, orientation),
- Transmission des messages écrits, oraux et téléphoniques.

Connaissances :
- Connaissance de l'environnement professionnel et du milieu étudiant,
- Connaissance des règles d'attribution des logements (dossier de résident, règlement intérieur, cautionnement), et de la réglementation locative,
- Connaissances des techniques d'accueil, de communication,
- Connaissances en gestion hôtelière,
- Connaissance de la structure du parc locatif.

Compétences opérationnelles :
- Maîtrise de l'expression écrite et orale,
- Technique de base de l'accueil physique et téléphonique,
- Connaissances de base en anglais au minimum et deuxième langue souhaitée,
- Maîtrise des logiciels de bureautique, traitement de texte et tableur (Excel, Word, Outlook, internet) et des techniques d'organisation,
- Maîtrise des logiciels métiers de l'hébergement (Heberg3, Globe, Atlas),
- Capacité d'organiser son travail et de prioriser les tâches selon un échéancier des tâches,
- Connaissance de la chronologie mensuelle de la régie,
- Être capable de transmettre les informations au sein du pôle gestion locative,

Compétences comportementales :
- Bonne relation client, courtoisie,
- Discrétion et neutralité dans le traitement des usagers,
- Travail en équipe et sens du relationnel,
- Résistance au stress,
- Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
- Adaptabilité, polyvalence,
- Autonomie.