Assistant d'Accueil et Secrétariat H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Détail du poste

Sous l'autorité de la directrice et de son adjointe, l'agent accueille le public et participe à l'administration et à la gestion de la structure.

ACTIVITES PRINCIPALES

Accueil des usagers (internes et externes) :
- Analyse et traitement des demandes du public quel que soit le mode de communication (direct, téléphone, messagerie, courrier) : informer, orienter, filtrer, transmission au service concerné,
- Courrier : tri et répartition, réception colis et matériel,
- Relais et contact auprès des diverses entreprises intervenant sur site (remise des clés, avis de passage...),
- Gestion des supports de communication à destination des usagers (brochures, affiches, tracts...).

Gestion locative et suivi administratif :
- Première interface des admissions : vérification du dossier, remise des clés et prise de rendez-vous état des lieux,
- Suivi du départ : après vérification de la situation comptable et
- Consultation du secrétariat, prise de rendez-vous état des lieux sortant,
- Mise à jour quotidienne des plannings de nettoyage, états des lieux, travaux et occupation des logements,
- Gestion des clés et du petit matériel à destination des usagers,
- Tenue d'un rapport d'événements,
- Enregistrement comptable des redevances liées à l'occupation des logements en liaison avec le Régisseur,
- Exécution des tâches administratives courantes (saisie d'informations, rédaction de courriers et de factures), du suivi des disponibilités et de la
- Vérification et du suivi des dossiers des résidents,
- Traitement de la messagerie électronique des résidences avec transfert à la hiérarchie si nécessaire.

ACTIVITES SECONDAIRES

Remise en état des studios (ponctuellement),
Interventions de premier niveau (nettoyage siphon évier par exemple),
Liaison avec l'entreprise de ménage pour la planification des prestations.

Connaissances générales :
- Connaissance de l'environnement professionnel du Crous (monde universitaire), des règles et procédures d'attribution des logements (dossier résident - règlement intérieur -cautionnement, etc.),
- Connaissance de la structure du parc locatif,
- Connaissance du règlement intérieur,
- Maîtrise de l'expression écrite et orale,
- Connaissance de base en anglais au minimum,
- Connaissance des problèmes du milieu étudiant,
- Connaissance des règles d'hygiène et sécurité en vigueur,
- Connaissance en gestion hôtelière,
- Connaissance des produits d'entretien, des matériels et équipements.

Compétences opérationnelles :
- Connaissance de l'organisation intérieure de l'unité d'affectation et de son environnement (réseaux d'eau, de gaz, de chauffage, d'électricité, matériel de sécurité, accès aux différents espaces techniques),
- Maîtrise de l'utilisation des outils de communication et de gestion de base (imprimante, scanner, téléphone, ordinateur),
- Maîtrise des technologies de communication interne (intranet, logiciels dédiés...),
- Connaissance des techniques d'accueil, de communication,
- Connaissance en gestion des conflits et des personnalités difficiles,