Assistant·e Administratif·ve Service Administratif des Formations Initiales H/F Fonction publique de l'État

Détail du poste

Missions générales :
Assure le secrétariat administratif de la formation initiale et continue des stagiaires des dispositifs ski et VTT.
Assure la continuité du service en cas d'absence des autres collègues chargés du secrétariat des départements formation.
Tâches principales :
- Renseignement des stagiaires des différents cursus
- Suivi des dispositifs de formation : DE ski nordique, DE JEPS VTT, formations
communes, formation bi-qualifiante, parcours qualifiants des sportifs de haut niveau
- Réception et vérification des dossiers d'inscription, convocation des stagiaires
- Etablissement des devis de formation et d'hébergement
- Envoi des contrats de formation professionnelle, des convocations et des documents complémentaires
- Envoi des attestations de présence en formation et des attestations de réussite
- Suivi des effectifs et lien avec le service accueil pour l'hébergement des stagiaires
- Préparation de devis personnalisés
- Montage et suivi des dossiers de demande de financement des stagiaires auprès des organismes financeurs

Missions de suivi du dispositif de formation et d'évaluation :
- Référente des questions administratives intéressant le secteur formation en relation avec le chef de pôle
- Synthèse statistiques des flux de formation
- Bilan quantitatif et catégoriel des formations réalisées
- Réalisation des enquêtes nationales concernant l'activité de formation du CNSMM pour le ministère des sports et la DIRECCTE (Directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi) en collaboration avec le secrétariat de l'ENSA
- Mise à jour de la base des stagiaires du DE ski nordique
- Utilisation des applications informatiques et des sites internet dédiés à la formation
- Assurer le suivi des indicateurs quantitatifs d'activité du service (heures intervenants, heures stagiaires...) à des fins de statistiques annuelles et de suivi longitudinal
- Formalisation des documents et des procédures dans le respect de la certification Qualiopi 2021 de l'ENSM

Suivi administratif :
- Gestion administrative complète (réception, vérification des dossiers, convocation, contrats, devis, attestations de présence et de réussite...) des stagiaires des DE ski nordique, formations générales communes montagne, DE JEPS VTT
- Secrétariat des Jurys pléniers en lien avec la DRAJES
- Gestion des régimes de formation des stagiaires du CNSNMM en lien avec le pôle accueil
- Gestion des budgets de formation en lien avec les prestataires de service et
vacataires (convocation, conventions de prestation de service, frais de déplacement)

Financement des formations :
- Conventions avec les opérateurs de formation
- Saisie et suivi des dossiers de financement sur les plateformes OFELI et KAIROS
- Etablissement des demandes de financement des stagiaires issus de différents
statuts auprès des organismes