Chargé de Gestion Administrative pour l'Apprentissage H/F Institut de Formation Professionnelle en
Calvados - 14 CDD- 1 980 - 2 050 € / mois
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Les missions du poste
Finalité :
Assurer la gestion des opérations administratives liées à l'apprentissage
Catégorie statut : Contractuel B
Résidence administrative : Lycée Dumont d'Urville - Laplace 130 rue de la Délivrande 14075 CAEN
Missions principales :
Aide à la gestion administrative des apprentis
- Gérer les absences des apprentis (en lien avec DDFPT, CPE-AED, entreprises), contrôle et suivi de l'assiduité et des retards.
- Préparer les dossiers administratifs liés à l'apprentissage (promesse d'embauche, contrats, calendrier, aide entreprise) - en lien avec le pôle apprentissage et le DDFPT,
- Informer les apprentis sur leurs aides,
- Assurer les demandes de 1er équipement,
- Gérer le tableau récapitulatif des apprentis,
- S'assurer que les visites en entreprise sont bien réalisées
- Veiller à la complétude des documents pédagogiques (livrets d'apprentissage, livret de co-formation.),
- Promouvoir et gérer les demandes d'aides au permis de conduire
- Participer au suivi des livrets d'apprentissage et de co-formation
- S'assurer de la mise en place des procédures conformément aux exigences du label qualité EDUFORM.
- Renseigner et compléter l'outil de gestion Ypareo (formation prévue sur site)
Aide à la gestion administrative des enseignants :
- Participer au suivi des heures réalisées par les enseignants, gestion de GRANI
Aide à la Vie Scolaire :
- Participer aux réunions de travail et événements en lien avec l'apprentissage, pouvant comprendre la réalisation de compte-rendu et le suivi des actions.
- Participer à des activités complémentaires aux enseignements (encadrement sorties public mixte Apprentis / Scolaires, activités sportives, culturelles ou artistiques, ).
- Aider à l'intégration collective des élèves handicapés (référente handicap).
Relations hiérarchiques :
- Les missions s'exercent sous l'autorité du chef d'établissement, en lien direct avec le DDFPT et le pôle apprentissage.
- Sous l'autorité hiérarchique de la direction opérationnelle de l'IFPRA
Particularités fonctionnelles :
Deux sites ; Dumont : formations industrielles / Laplace : formations Bâtiment Travaux publics Design
- Exercice des fonctions en établissement, horaires parfois décalés appelant une certaine souplesse.
Spécificités :
Participation e organisation de la réunion des maîtres d'apprentissage
Organisation des heures complémentaires pour les apprentis intégrés
Connaissances :
- Outils de bureautique.
- Conditions et modalités de mise en oeuvre de l'apprentissage.
- Qualités rédactionnelles
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, )
- Connaissance de la réglementation applicable (droit du travail, apprentissage, cadre scolaire).
Profil professionnel :
- Discrétion professionnelle.
- Aptitude au travail en équipe.
- Aptitudes relationnelle et aisance à s'exprimer.
- Flexibilité et dynamisme.
- Autonomie, disponibilité et bienveillance.
- Rigueur et ponctualité.
Compétences opérationnelles :
- Maîtriser la mécanique du contrôle des absences, la gestion de dossiers et les tâches administratives
- Accueillir les partenaires et orienter les personnes selon leur demande.
- Organiser le calendrier des rendez-vous, visites, réunions et rencontres.
- Savoir appliquer la réglementation.
- Savoir être organisé et méthodique.
- Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats...).
- Entretenir des relations de confiance avec élèves, familles et partenaires de la communauté éducative
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, connaissance de l'apprentissage
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Bienvenue chez Institut de Formation Professionnelle en
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