Assistante Médico-Administrative-Secrétaire Médicale H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif PRÉSENTATION DE L'ÉTABLISSEMENT
L'hôpital public psychiatrique dessert 33 communes (sur 40) du département de la Seine-Saint-Denis qui compte 1 655 422 habitants avec une forte croissance démographique de plus de 1% par an. Les équipes proposent une offre de soins complète et diversifiée pour les patients souffrant de troubles psychiatriques ou psychiques : urgences, ambulatoire, hospitalisation, consultations spécialisées, plateau somatique, centres experts, remédiation cognitive et réhabilitation psycho sociale. En France, les services publics de psychiatrie sont organisés par « secteurs » c'est à dire des zones géographiques correspondant à des bassins de population d'environ 70 000 habitants. L'établissement couvre 15 secteurs de psychiatrie adulte et 3 secteurs de psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent. En 2022, Ville-Évrard a pris en charge 29 106 patients. Ses unités d'hospitalisation temps complet sont réparties sur cinq sites : Neuilly-sur-Marne, Aubervilliers, Bondy, Saint Denis et Montreuil. L'EPSVE dispose également d'un centre de recherche clinique et de deux instituts de formation (infirmier et cadre de santé).

PRÉSENTATION
Le pôle 93G12 est un pôle de psychiatrie adulte qui s'adresse à tout citoyen de plus de 15 ans et 3 mois souffrant de troubles psychiques et habitant sur l'une des 3 communes suivantes :
Bagnolet
Le Pré saint Gervais
Les Lilas
Le pôle 93G12 dispose de structures de soins spécifiques afin de répondre au plus près aux besoins de la population soignée :
UHTP Morvan de 24 lits + 2 CSI
UHTP Alizé de 10 lits : patients souffrant de psychoses résistantes.
CMP : Consultations de divers corps de métiers hospitaliers et VAD
HDJ : Accompagnement au lien social et à l'autonomisation
CATTP : Activitées à visée de réhabilitation et réinsertion.
AFT : Patients ayant besoin d'un fort étayage (familles extérieures)
Appartements associatifs : accompagnement à la réinsertion.

Le CMP de Bagnolet est une unité de coordination, d'accueil, de consultation et d'orientation, qui s'adresse à toute personne en souffrance psychique, habitant les communes de Bagnolet, Les Lilas et Le Pré Saint Gervais. C'est une unité pivot du secteur psychiatrique, constituée d'une équipe pluri professionnelle, assurant l'accompagnement du patient dans une prise en charge globale. Le service infirmier se compose de 5 professionnels et d'un cadre de proximité
IDENTIFICATION DU POSTE
POSITION DANS
LA STRUCTURE
Liaisons fonctionnelles :

Interne au Pôle :

Médecins, Cadres de santé, infirmières, et équipe pluridisciplinaire pour échange d'informations pour organisation de la prise en charge du patient

Externe au Pôle :

DQRJU, Tutelles, Formation Professionnelle, Services Techniques, Administratifs et généraux

Externe à l'établissement :

Etablissements de santé et services internes, familles, A.S.E, institutions spécialisées, DT-A.R.S, S.M.P.R, médecins généralistes ou spécialisés, Mairies, Commissariats, etc

DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE
DU POSTE
Accueillir et orienter les différents interlocuteurs (patients, usagers, professionnels) : physique, téléphonique et courriel

Saisir les actes et rendez-vous dans le logiciel CORTEXTE

Traitement des courriers, des dossiers, des documents, rapports, comptes rendus et certificats médicaux (saisie, mise en forme, enregistrement, tri, diffusion)

Assurer la traçabilité et la conservation des données : numériser, classer, archiver

Saisies de l'activité (DPI et Cortexte), selon les règles d'IDENTITO Vigilance

Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes

Planifier et gérer les rendez-vous des patients

Transmissions et partages des informations inter-équipes
Gérer et planifier l'agenda électronique
Organiser et participer aux staffs et réunions ; rédaction et diffusion des comptes rendus
Assurer le secrétariat du CMP (80 %) et du CATTP (20%)

Gérer la commande papeterie avec les Cadres du CMP et CATTP
MISSIONS et COMPETENCES REQUISES
Missions générales
Accueillir et renseigner les patients. Hiérarchiser et planifier les activités du secrétariat à réaliser
Saisie quotidienne et suivi des informations dans le DPI (logiciel CORTEXTE)
Gestion administrative des dossiers médicaux informatisés
Planification, saisie et émission des certificats médicaux relatifs à la loi du 05/07/2011 (modifiée en 2013)
Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux

Missions spécifiques
Aptitude de contact et d'accueil auprès de patients souffrant d'une pathologie psychiatrique, de leurs proches et des partenaires extérieurs
Qualifications
Diplômes : Diplôme A.M.A Secrétariat médical
Connaissances détaillées :
Outils bureautiques (Cortexte, Word, Exel, Intranet/Internet)
Techniques de communication / accueil physique et téléphonique
Droit des patients en psychiatrie et Droit hospitalier
Organisation et fonctionnement interne de l'Etablissement
Vocabulaire médical
Savoirs faire :
Prendre des notes et les retranscrire
Hiérarchiser les activités du secrétariat à réaliser
Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches.
Dynamisme
Esprit d'initiative
Esprit d'équipe et adaptabilité
Sens des responsabilités
Maîtrise de soi
Esprit d'ouverture et d'équité

Savoirs être :
Discrétion professionnelle
Qualités relationnelles
Capacité de travailler en équipe
Particularités du poste :
Communiquer et échanger les informations avec ses collègues secrétaires pour être à même de suppléer et ainsi d'assurer la continuité du travail en cas d'absence.
Une secrétaire toujours présente dans la structure extrahospitalière.

Horaires de travail :

38 heures hebdomadaires
80 % au CMP et 20 % au CATTP