Responsable des Opérations & Office Manager Création de Poste H/F Perrine Reynier Romefort

Détail du poste

Vos missions principales :

1 Opérations administratives, logistiques et comptables
- Suivre des indicateurs clés (chiffre d'affaires, délais d'encaissement...).
- Préparer les pièces comptables pour l'expert.
- Réaliser un audit des charges courantes et négocier/renégocier les contrats en cours (PCs, copieurs, téléphones, assurances, nettoyage...).
- Piloter l'approvisionnement des fournitures, relancer les prestataires et veiller au bon fonctionnement quotidien du cabinet.
- Gérer le parc informatique et assurer la liaison avec les prestataires informatiques.
- Coordonner les projets liés au développement de solutions d'intelligence artificielle en collaboration avec le prestataire.
- Proposer des améliorations concrètes pour optimiser l'environnement de travail.

2 Ressources humaines
- Gérer le recrutement, l'intégration, l'évaluation et le suivi administratif des nouveaux collaborateurs et stagiaires.
- Participer à la mise en place et au suivi des formations internes et externes, individuelles et collectives (identification, planification et feedback).
- Gérer l'administration des absences et des congés via Teams/Absentify et assurer le lien avec l'expert-comptable pour le traitement des bulletins de salaire (primes...).
- Organiser des événements internes environ tous les 2 mois (team buildings, déjeuners, activités extérieures...).
- Suivre les projets de coaching pour les membres de l'équipe et relancer les prestataires (DISC...).

3 Relations clients
- Coordonner l'organisation de formations sur mesure destinés aux clients, de la planification au suivi post-formation (1 session de formations tous les 2 mois à Paris).
- Promouvoir le cabinet auprès des prospects et organes de la profession (CNBF, Ordres des avocats...).
- Suivre la publication de newsletters/articles destinées aux clients.
- Proposer et mettre en oeuvre des actions de fidélisation (événements, cadeaux clients de fin d'année...).

4 Assistance personnelle auprès de notre associée fondatrice
- Collecter rapidement des informations utiles à sa stratégie de développement.
- Organiser ses déplacements professionnels à Paris (prise de rendez-vous clients, gestion logistique, relai avec le cabinet...).
- Participer à la conception de ses supports de formations sur mesure destinés aux services juridiques des clients.
- Gérer ses notes de frais.
- Traiter ponctuellement des missions confidentielles à dimension personnelle ou stratégique (relations expert-comptable, audit retraite...).

5 Communication digitale (LinkedIn)
- Piloter l'animation régulière des pages LinkedIn du cabinet et de la fondatrice (rédaction, publication, planification de contenus...).
- Coordonner les actions avec le prestataire en communication digitale pour garantir l'alignement stratégique.
- Suivre les indicateurs de performance (vues, interactions, abonnés...).

Vos responsabilités pourront évoluer selon les besoins de l'organisation.

Profil recherché :
- De formation supérieure Bac +5 (gestion administrative et financière, RH, commerce ou équivalent), vous avez au minimum 6 ans d'expérience dans un poste similaire.
- Vous êtes à l'aise avec Excel, Word, Teams et LinkedIn.
- Vous prenez des notes et vous saisissez sur ordinateur rapidement.
- Face à un défi, vous êtes capable de vous retrousser les manches et de trouver des solutions innovantes.
- Vous anticipez et prenez des initiatives.
- Vous fédérez les équipes et transmettez l'information de manière claire et efficace.
- Vous êtes soucieux du détail et du respect des procédures.
- Flexible et adaptable, vous abordez les imprévus avec calme et efficacité.
- Vous avez un sens aigu de la confidentialité et de la discrétion.
- Aucune connaissance juridique préalable n'est requise : vous serez accompagné pour comprendre progressivement le fonctionnement du cabinet.

Responsable des opérations & Office manager (F/H) Création de poste Intérêt pour l'environnement juridique souhaitable

Installé à Bordeaux depuis 30 ans, mon client est un cabinet d'avocats et acteur de référence en droit bancaire, droit immobilier et droit commercial auprès de clients institutionnels.

Dans le cadre de sa forte croissance, mon client crée un poste de Responsable des opérations & Office manager (F/H) pour accompagner sa fondatrice et son équipe de 16 personnes (6 avocats collaborateurs, 1 juriste, 6 assistantes juridiques, 1 assistante administrative et 2 stagiaires) à structurer et optimiser les processus organisationnels du cabinet.

Pour contribuer à la qualité, à l'efficacité et à la performance de son fonctionnement interne, vous interviendrez sur plusieurs volets : opérations administratives, logistiques et comptables, ressources humaines, relations clients, assistance personnelle auprès de notre associée fondatrice et communication digitale.