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Assistant Administratif et de Gestion H/F Universite de Bordeaux

Bordeaux - 33

CDD

Résumé de l'offre

2 000 - 2 229 € / mois
Bac +2
Bac +3, Bac +4
Bac +5
Service public des collectivités territoriales
Exp. 1 à 7 ans

Les missions du poste

Le collège droit, science politique, économie et gestion (DSPEG) impulse une politique de formation innovante, ambitieuse en interaction permanente avec l'environnement socio-économique.
Le collège droit, science politique, économie et gestion assure la coordination de l'offre de formation initiale et continue dans les domaines du droit, de la science politique, de l'économie, de la gestion, de l'administration économique et sociale ainsi que du management.
Il regroupe 2 facultés, 2 instituts, 2 départements, 2 antennes délocalisées, un service des sports et des services internes. Ces différentes structures sont réparties sur 5 sites : Pessac, Bordeaux Bastide, Bordeaux Pey-Berland, Agen et Périgueux.
Les étudiants bénéficient d'enseignements de pointe adossés à la recherche.
Résolument tourné vers l'international, le collège est un acteur majeur de son territoire et un vecteur d'attractivité de l'université de Bordeaux.
Nombre de formations sont ouvertes à l'apprentissage. Cette dimension de l'alternance se présente avec d'autant plus d'acuité que le budget de l'IAE a fusionné avec celui de l'unité d'apprentissage.

En tant que composante du collège DSPEG, l'IAE Bordeaux est l'école de management de l'Université de Bordeaux. Elle est membre du réseau d'IAE France et répond aux exigences de Qualicert gage de conformité des procédures et d'auto-évaluation continue des enseignements.

La recherche et la pérennisation de ressources propres est constante avec en amont l'amélioration continue des procédures qualité et du service rendu à l'usager.

Le budget est de 4 millions d'€ incluant l'ancienne unité par apprentissage.

Chaque service doit être en mesure de faire évoluer ses process sur la base d'auto-évaluation.

L'agent s'assure du respect de la réglementation, de l'existence de conventions et fait appliquer les procédures internes.

Il est en étroite collaboration avec les services de la direction des finances, de la direction des services comptables, de la direction des achats, du service des heures complémentaires et du collège. En interne, les interactions sont très nombreuses avec les autres services notamment les scolarités.

Gestion budgétaire

- Vous contrôlez les opérations d'engagement, validez les engagements juridiques et les services faits

- Vous suivez la facturation notamment en matière de formation continue et d'apprentissage

- Vous réalisez des extractions depuis les bases de données ou réalisez des tableaux de bord

- Vous contrôlez les règles en matière de pièces justificatives des opérations budgétaires (convention signée nécessaire pour toute facturation)

- Vous veillez au respect de l'imputation analytique des dépenses

Gestion des plannings d'enseignement (tâches administratives)

- Vous assurez la gestion administrative des dossiers sur e-vacataire (plateforme de recrutement des enseignants)

- Vous assurez le contrôle de la saisie des services d'enseignement, en lien avec la scolarité, pour suivi du paiement des heures

Mission transverse au budget, aux enseignements, au suivi des ressources propres

- Vous êtes l'interlocuteur des OPCO

- Vous facilitez la mise en oeuvre budgétaire des projets décidés par la direction (Erasmus Mundus, accréditation internationale)

- Vous venez en appui aux autres services le cas échéant (examens, scolarité, organisation d'événements)

Mission d'encadrement d'un agent de catégorie B

- Vous priorisez les actions, suivez l'état d'avancement des dossiers

- Vous assurez la formation sur logiciels dédiés

- Vous répondez aux exigences, demandes des services centraux (les opérations rectificatives, les virements de contribution, l'ouverture de crédits sur opération spécifique)

- Vous suivez le recouvrement des impayés à la demande de l'agence comptable

L'adresse du poste

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Le profil recherché

Experience : 2 An(s)

Compétences : Élaborer, suivre et piloter un budget, Superviser la gestion financière, Utilisation des outils bureautiques, Comptabilité publique, Règles des marchés publics, Rédaction de courriers ou mails institutionnels

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

Bienvenue chez Universite de Bordeaux

L'université de Bordeaux cultive depuis 575 ans les valeurs universelles qui ont forgé sa réputation : humanisme, exigence, créativité et diversité. L'école des savoirs encyclopédiques a évolué au fil du temps en une université pluridisciplinaire. Elle a su s'adapter à son environnement et se réinventer pour devenir une référence de l'enseignement supérieur et de la recherche.

Assistant Administratif et de Gestion H/F

Universite de Bordeaux

Bordeaux - 33
CDD

Publiée le 28/05/2025 - Réf : 193CLCJ

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