Assistant de Scolarite Institut des Metiers de la Sante H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Descriptif du poste :

Mission(s) generale(s) : Le poste comporte deux perimetres d'activite : Le departement de scolarite de l'Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS) Participer aux activites du departement de scolarite de l'institut pour ameliorer l'efficience et participer ainsi a la mise en oeuvre de la demarche qualite. Organiser pour l'equipe de direction et / ou pour l'equipe pedagogique la reception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications telephoniques liees a la formation des etudiants ou au suivi des dossiers. Contribuer a l'organisation logistique (organisation de reunions, planification rendez-vous). Le departement des stages de l'Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS) et l'Institut de formation en Soins Infirmiers (IFSI) Participer aux activites administratives du departement des stages Contribuer a la demarche qualite du departement des stages Principales activites Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS) Administratif Accueil physique et telephonique des professionnels exterieurs et des eleves Reception et traitement des appels telephoniques et/ou des messages electroniques Reproduction et diffusion de documents, de dossiers Traitement des courriers (electroniques et postal), dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Creation et gestion de bases de donnees sur le parcours des eleves pendant la formation Suivi des effectifs des eleves (interruption de formation, reintegration apres interruption de formation, integration par voie de mutation) Gestion des archives de l'institut (format papier et numerique) Gestion Prise en charge financiere des eleves, devis, completude et suivi des dossiers (pole emploi, employeurs PPH), attestations mensuelles... Suivi budgetaire de l'institut en lien avec la coordination administrative des ecoles Preparation, edition, envoi, suivi et archivage des conventions de stage des eleves. Gestion et suivi des pieces administratives des vacations des intervenants et suivi budgetaire. Inscription Mise en forme et mise en ligne des documents relatifs aux modalites d'entree sur le site internet de l'institut Gestion concours d'entree : Controle des dossiers d'inscription Preparation epreuves ecrites : envoi convocations, editions listes, preparation documents jury, saisies notes et edition tableaux epreuve orale : envoi convocations, organisation horaires epreuve orale et gestion passage candidats Diplomation Suivi de la procedure et du calendrier des jurys du diplôme d'Etat en lien avec la DREETS. Instances Preparation des differentes instances en lien avec l'equipe de direction : Envoyer les convocations et les documents necessaires a l'etude des situations individuelles (pedagogique ou disciplinaire) Assurer le suivi des notifications de decision Commandes Demande informatique d'intervention depannage Gestion des stocks de produits, de materiels (saisie, suivi, controle, relance commandes) Le departement des stages de l'Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS) et l'Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) Gestion administrative du departement des stages Gestion des bases de donnees BL : Mise a jour du logiciel de scolarite E-Notitia depot des affectations de stage depot et extraction d'enquete de satisfaction, production de statistiques depot des livrets d'accueil et/ou fiches d'identification des terrains de stage et des possibilites de logement Redaction du compte-rendu des Reunions de Coordination de Formation Clinique (RCFC) : synthetiser les echanges et tracer les decisions prises Gestion des donnees des fiches de renseignement par annee et par promotion : diffusion et tracabilite des donnees dans l'outil institutionnel Gestion des offres de stage et des demandes annuelles de stages Gestion des affectations de stage : Creer les periodes de stage dans BL Effectuer la mise en stage sur BL, en binome avec une coordinatrice de stage Participer a l'edition des courriers de mise en stage, des conventions de stage, des documents de stage de l'etudiant, selon les besoins Contribution a la demarche qualite du departement des stages Realiser les courriers de remerciements pour les offres de stage Realiser les mails pour prevenir des changements d'affectation d'un apprenant Realiser les courriers de non utilisation des offres proposees Collecter et diffuser aupres des eleves des livrets d'accueil et/ou fiches d'identification des terrains de stage, les possibilites de logement en lien avec les stages Activites administratives diverses Accueillir, informer, renseigner et orienter les apprenants, les partenaires de stage, les formateurs Gerer les courriers et mails : enregistrement, diffusion, redaction, classement Gerer les agendas : gestion des rendez-vous Gerer et suivre les demandes d'interventions de maintenance Missions specifiques/Particularites du poste Deux perimetres d'activite : IFSI et IFAS

Profil recherché :

COMPETENCES TECHNIQUES : Logiciels bureautiques standards et specifiques a la scolarite (planwin, winifsi) Classement et archivage Referentiel formation en soins infirmiers et aides-soignants Organisation et fonctionnement interne des instituts COMPETENCES ORGANISATIONNELLES : Organisation et methodes de travail Esprit d'initiative Capacites a anticiper et a prioriser Reactivite Rigueur COMPETENCES RELATIONNELLES : Sens du travail en equipe Sens des responsabilites Capacite a partager et a negocier en equipe Capacite d'adaptation au changement Capacite d'ecoute et d'accompagnement Capacite a rendre compte Disponibilite Ouverture Creativite Capacite a faire preuve de discretion professionnelle