Assistant de Direction H/F Extend Consulting

Détail du poste

Extend Consulting recrute pour l'un de ses clients Leader européen de la construction un(e) Assistant(e) de Direction pour accompagner son Directeur Général Adjoint dans ses missions quotidiennes.

Vous êtes au coeur des activités stratégiques et organisationnelles. Véritable bras droit administratif, vous accompagnez le fonctionnement fluide de la Direction et jouez un rôle central dans la coordination, la communication, la gestion des opérations et dans la confidentialité des informations.

Vos missions principales :

Vous serez notamment en charge de :
- Gérer l'agenda du Directeur Général Adjoint en planifiant les rendez-vous, réunions internes, entretiens avec les collaborateurs ou les clients.
- Rédiger et mettre en forme divers documents administratifs : notes, comptes rendus, courriers internes et externes.
- Assurer la gestion du courrier (papier et électronique), en effectuant le tri, le traitement et la réponse aux sollicitations.
- Organiser les déplacements professionnels du Directeur et des membres du CODIR : réservation de transports, hôtels et autres prestations logistiques.
- Préparer les réunions (envoi des convocations, constitution des dossiers, réservation de salles, organisation de prestations comme les traiteurs).
- Participer à l'organisation d'événements internes et externes, tels que la convention régionale, en coordonnant les invitations, les prestataires et la logistique générale.
- Animer et coordonner la délégation assistanat de la région Grand Est.
- Assurer le suivi administratif du service : bons de commande, factures, gestion du budget, suivi des congés et absences.
- Gérer les stocks de fournitures et suivre les commandes.
- Traiter les messages reçus sur la boîte générique de la direction.
- Gérer les réponses écrites aux sollicitations externes (demandes de partenariat, mécénat, sponsoring).
- Mettre à jour les outils de communication interne tels que SharePoint, Eiffage TV et les supports régionaux.
- Réaliser et tenir à jour le calendrier des événements régionaux.
- Valider les demandes de cartes de visite et de papier à en-tête pour la région.
- Contribuer à la création de supports de communication : présentations PowerPoint, documents imprimés ou digitaux.

Profil recherché

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 ou Bac +3 en assistanat de direction, administration ou gestion.
Vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire, idéalement acquise dans un environnement technique ou industriel, tel que le BTP.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
Vous faites preuve de discrétion, de réactivité, et avez un excellent relationnel.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques, notamment la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

L'anglais courant est nécessaire, l'espagnol serait un plus.

Cabinet de recrutement et de coaching basé à Reims, Paris, spécialisé dans le recrutement de cadres, Dirigeants, experts et profils internationaux.

Pour nous, chaque candidat est unique, nous serons donc toujours à vos côtés pour vous accompagner dans vos recherches. Votre différence est une force.

Votre CV va nous permettre de clarifier et d'identifier vos aptitudes. Votre différence est une force, soyez conscient de votre valeur. Le travail occupe une grande partie de notre vie, offrez-vous un poste correspondant à vos attentes.

NOTRE PROCESSUS DE RECRUTEMENT

Un processus composé de six étapes majeures :

1. Réception des candidatures

2. Analyse candidatures adéquation Environnement/Parcours professionnel.

3. Pré-entretien téléphonique si profil en adéquation.

4. Rencontre des Talents.

5. Présentation des Talents.

6. Accompagnement d'intégration pendant la période d'essai.