Assistant de Direction H/F Groupe Bordet

Détail du poste

Vous êtes organisé(e), dynamique et souhaitez intégrer une entreprise sur un secteur porteur et en fort développement ?

En étroite collaboration avec la Direction, vous êtes la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à le seconder afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité.

Rattaché(e) à la Direction générale, et avec l'aide de son équipe, vos principales missions seront :

Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés...).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques...).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...).
- Gérer les notes de frais.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL...).

Communication
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus...).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

Ce que nous vous offrons :
- CDI Cadre au forfait jours (moyenne 218j/an) & RTT
- Une entreprise à taille humaine avec un esprit collaboratif dans un cadre verdoyant, à 20km de Chatillon sur Seine,
- Un environnement dynamique et en pleine évolution.
- Télétravail possible après intégration.

Vous êtes notre candidat(e) idéal(e) :
- Issu(e) de formation de niveau Bac +2/3 de type BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI ou Bac +5 de type école de commerce, IEP, ou Master en économie, gestion ou droit
- Des qualités essentielles de rigueur, d'organisation et de réactivité
- Une capacité à faire preuve de discrétion mais aussi d'esprit d'initiative
- Un sens aigu du travail en équipe et en mode projet.

Nous sommes une entreprise industrielle qui produit depuis 1860 un charbon de bois pur selon une technologie écoresponsable qui préserve la nature et les hommes.

Le fonctionnement de notre usine lui permet de limiter massivement les impacts sur l'environnement et les émissions de CO2.

Le groupe BORDET est composé d'environ 40 collaborateurs sur le site de Leuglay (21290).

Nous intervenons dans un secteur porteur en très fort développement, dans un contexte de transition énergétique et de chimie verte.

En coopération avec des organismes de recherche sur différents programmes de R&D, nous portons également de nombreux projets en France et à l'international.