Agent de Gestion Administrative - Commune de Saint Leu H/F Fonction publique Territoriale
Saint-Leu - 974 Fonctionnaire- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Effectuer les opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, archivage, ouverture et affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau, mise à jour des bases de données, des fichiers, reprographie, assurer la mise en place et le suivi des conventions de mise à disposition des locaux
- Effectuer les opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, archivage, ouverture et affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau, mise à jour des bases de données, des fichiers, reprographie, assurer la mise en place et le suivi des conventions de mise à disposition des locaux
- Assurer l'organisation et la gestion des manifestations en lien avec le service : Noël des maternelles, Teuf des lauréats, Chorale des enfants, JILM, Tempo...
- Organiser et réaliser son travail en référence aux procédures définies, en tenant compte d'instructions ponctuelles données par le responsable et du coordonnateur pôle secrétariat
Activités spécifiques
- Aide aux inscriptions scolaires, suivi des demandes de dérogations
- Aide à la gestion du personnel des écoles : suivi du personnel des écoles, visites de terrain
- Assurer la transmission de notes et des fiches de paie destinées au personnel des écoles
Le profil recherché
COMPETENCES
SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS : SAVOIRS GENERAUX :
Organiser et gérer son temps de travail
Connaissance des outils informatiques (Word, Excel, open office...) et de communication (messagerie)
Technique de gestion et de suivi de procédure
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Capacité à évaluer le degré d'importance ou d'urgence des demandes
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Respecter le circuit et les procédures administratives
Connaissance de l'environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la FPT
Sens relationnel, savoir travailler en équipe
Connaissance des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Maîtrise des logiciels de bureautique
Maîtrise des principes rédactionnels du compte rendu
Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite
Qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie, psychologie, patience
Dans le cadre de la mutualisation des moyens communaux, l'agent peut être amené à participer à tout type d'activité nécessaire au bon fonctionnement de la Collectivité.
Diplômes ou permis obligatoires : Formation nécessaire :
Formations internes
Conditions particulières d'exercice du métier :
Travailler en bureau, nombreux déplacements sur sites
Horaires fixes avec amplitude variable en fonction des besoins de service
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Savoir appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
Relations permanentes avec le public et risques de tensions et agressivité dans la relation avec ces derniers
Sens de l'initiative, réactivité et maîtrise de soi,
Sens de la médiation et du dialogue
- Saint-Leu - 974
- Fonctionnaire
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