Assistante - Assistant de Direction du Doyen Poste de Catégorie B Ouvert aux C H/F Université Grenoble Alpes
La Tronche - 38 Fonctionnaire- 26 820 € / an
- Bac
- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
Missions principales :
Sous l'autorité de la directrice administrative du secteur santé, vous rejoindrez une équipe de deux collaboratrices, respectivement assistante du Doyen de Médecine et de la Direction administrative. Votre mission consistera à assurer l'assistanat et la gestion des affaires courantes du Doyen de la Faculté de Pharmacie.
Activités principales :
- Assurer le secrétariat du Doyen de pharmacie.
- Gérer plusieurs boîtes mails partagées.
- Gérer l'agenda du Doyen, prioriser et planifier les rendez-vous.
- Préparer, organiser, anticiper les déplacements professionnels, en France et à l'étranger, du Doyen, des Vice-Doyens et des Assesseurs : devis, réservation, transport/hôtel, ordres de missions aller/retour, remboursements...
- Organiser les réunions internes et externes à l'UFR et les manifestations ou événements (Assemblées Générales, conférences...).
- Préparer les conseils d'UFR : ordre du jour et convocation, réalisation du support diffusé en séance, soutien logistique de séance, compte-rendu et rédactions des délibérations.
- Participer aux missions de secrétariat de Direction commun au secteur santé (3 assistantes de direction) afin d'assurer la continuité du service.
- Diffuser l'information à la communauté de l'UFR de Pharmacie ou de l'ensemble de la communauté du secteur santé.
- Participer à la gestion des réservations de salles (sur le logiciel ADE).
- En cas d'absence d'une collègue du pôle, prendre le relais sur les missions du périmètre concerné.
Rémunération :
A partir de 1835€ mensuel brut et en fonction de l'expérience.
Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 400€ si recrutement en catégorie B, ou si recrutement d'un titulaire catégorie C 330 €.
Le profil recherché
- Connaître les techniques de secrétariat et de la gestion administrative
- Connaître l'environnement universitaire et/ou les études de pharmacie serait un plus
- Savoir tenir un standard téléphonique
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Disposer de bonnes qualités rédactionnelles et d'expression orale
- Savoir travailler en autonomie et en équipe au sein d'un pôle en open space
- Savoir faire preuve de diplomatie, de discrétion et d'un bon relationnel
- Faire preuve de rigueur et avoir un bon sens de l'organisation
- Savoir prioriser son activité et gérer les urgences
- Faire preuve d'adaptabilité et de réactivité
- Savoir travailler en autonomie et en équipe
- Connaître le fonctionnement d'une Université serait un plus
- Maîtriser le logiciel SIFAC serait un plus
- Disposer d'un niveau Bac minimum dans le domaine du secrétariat ou de l'assistance de direction est souhaité
- Une première expérience dans le domaine et/ou dans le secteur public serait un plus
Infos complémentaires
26 820 € brut/an
- La Tronche - 38
- Fonctionnaire
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