Assistant de Direction H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Le Centre Hospitalier Simone Veil de Beauvais recherche un(e) assistant(e) de direction pour rejoindre la Direction Générale.

Description générale du poste :
Organiser des événements au sein de l'établissement et du territoire.

Missions (objectif principal du poste) :
- Responsabilité de la gestion de l'agenda du Directeur,
- Responsabilité du suivi du courrier,
- Responsabilité du traitement et du suivi des mails reçus sur l'adresse générique,
- Élaboration et diffusion de notes de service, notes d'information et décisions.
- Organiser pour le Directeur le traitement et la circulation d'informations fiables.

Activités (liste des activités et tâches afférentes au poste) - non exhaustif :
- Accueil physique, téléphonique et orientation des appels,
- Organiser les journées du directeur et les réunions, rencontres demandées (soit en interne soit en externe),
- Assurer la transmission des courriers aux acteurs impliqués et en assurer le suivi,
- Assurer le suivi des demandes d'information adressés, rappel des échéances
- Établir les notes d'information, de services et décisions.
- Organisation et gestion des réunions institutionnelles, inaugurations, manifestations, (réalisation des procès-verbaux, des diaporama),
- Gestion des salles de réunions,
- Gestion logistique des activités du Directeur,
- Gestion des dossiers administratif des directeurs (carrière, évaluation annuelle, etc),
- Gestion des calendriers de garde de administratives,
- Coordination et suivis des réquisitions judiciaires et avis de contraventions.

Les domaines de compétence :
Les savoirs (ensemble des connaissances générales ou spécialisées qu'il importe de posséder) :
- Connaissances sur le fonctionnement interne de l'établissement (instances, fonctionnement d'un service de soins, rôles des tutelles, missions des partenaires, relations avec les usagers, etc.).
- Facilités dans l'expression écrite et orale
- Maîtriser l'outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook...)

Les savoirs faire (maîtrise de méthodes et d'outils dont l'utilisation est nécessaire pour la bonne tenue du poste) :
- Accueil téléphonique,
- Rédaction des comptes rendus et courriers ;
- Avoir des capacités rédactionnelles et de synthèse,
- Se documenter (presse, textes réglementaires)

Les savoirs être (attitudes et comportements des personnes au travail) :
- Discrétion
- Curiosité professionnelle
- Dynamisme et esprit d'initiative
- Sens de l'écoute active
- Rigueur
- Anticipation, capacités d'organisation et de suivi des échéances
- Disponibilité

Les niveaux requis :
Formation initiale
- Diplôme / école : Bac +2, BTS assistante de direction
- Connaissances générales requises : Adjoint des cadres hospitaliers

Horaires :
- Durée moyenne hebdomadaire de référence : 39 heures
- Nature des horaires : fixe
- Détail des horaires : 08h30-17h00
- Repos hebdomadaires : fixe
- Astreintes et/ou permanences : non