Assistant en Gestion Administrative au Bureau des Stages Réf. 33341 H/F Sorbonne Universite

Détail du poste

Fonctions : Assistante ou Assistant en gestion administrative au bureau des
stages
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J
Emploi-type : Assistante ou Assistant en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 2 ans).

Fonctions de l'agent-e :
La ou le titulaire du poste travaille directement en relation avec le Directeur de la DOSIP et de fait du bureau des stages. Elle ou il coordonnera l'activité du bureau des stages tout en gérant directement des dossiers.

Missions principales :
- Coordination bureau des stages (en lien avec le Directeur) :
- Planifier l'organisation des activités du bureau des stages
- Répartir les dossiers entre les personnels du bureau
- S'assurer de l'avancement des dossiers en fonction des statuts
- Vérifier les conventions avant la mise à la signature auprès du Directeur de la DOSIP ou des personnes ayant délégation de signature au sein de la Faculté en l'absence du Directeur de la DOSIP
- Organiser le classement des dossiers papiers et électroniques
- Organiser l'archivage des dossiers papiers avec le servie archives de Sorbonne Université
- S'assurer de la qualité des réponses aux mails de la messagerie du service des stages ou via la plateforme des stages
- Remonter au Directeur les dysfonctionnements et problèmes de la plateforme de stages
- Rédiger des modes opératoires
- Suivre le tableau des stages à l'étranger
- Être en lien avec les enseignants référents pour donner les accès à la plateforme
- Assurer le suivi statistique des conventions de stages
- Assurer le suivi des conventions de stages dans le cadre de la césure en lien avec le Service des Inscriptions Administratives
- Gestion des conventions de stages :
- Contrôle des pièces administratives des conventions de stages
- Intégration des pièces justificatives dans la GED ou les dossiers partagés
- Classement et archivage des dossiers papiers
- Mise à jour des bases de données des stages (fichiers Excel)
- Accueil physique des étudiantes et étudiants pour les conventions de stage
- Accueil téléphonique pour les conventions de stages
- Envoi par mail ou courrier des conventions de stage signées
- S'assurer de l'archivage des dossiers papiers

Missions secondaires :
- Participation aux salons (Education, Post-Bac...) qui se déroulent sur le WE.
- Participation aux 2 journées portes ouvertes (Licence et Master) qui se déroulent un Samedi
- Assurer ponctuellement l'accueil physique et téléphonique du public à la DOSIP afin d'assurer la continuité de service public

Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
- Connaissance générale du domaine de l'orientation et de l'insertion professionnelle.

Savoir-faire :
- Utiliser des logiciels à l'établissement de la convention de stage
- Planifier son travail
- Proposer des axes d'améliorations
- Travailler en équipe
- Aptitude à s'insérer dans une équipe de travail ayant un projet collectif, tout en sachant faire preuve d'initiative et de réactivité
- Travailler avec méthodologie
- Savoir travailler dans l'urgence
- Bon rédactionnel

Savoir-faire transversaux :
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :
- Excellent relationnel
- Réactivité
- Disponibilité
- Autonomie
- Organisation et Rigueur

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres - http://lettres.sorbonne-universite.fr

La DOSIP (Direction de l'Orientation, des Stages et de l'Insertion Professionnelle) accompagne les étudiantes et étudiants dans leur recherche de stage, la rédaction de CV et lettre de motivation ou les simulations d'entretien. Le bureau des stages accompagne la communauté étudiante dans les démarches administratives pour obtenir une convention de stage et dans le suivi du stage. Le bureau des stages de la Faculté des Lettres délivre environ 2000 conventions de stage/an. Il met en oeuvre le processus de délivrance des conventions de stage aux étudiantes et étudiants de La Faculté des Lettres de Sorbonne Université conformément à la réglementation.

Localisation géographique : En Sorbonne - 1 rue Victor Cousin - 75005 PARIS