Assistant AdministrativFE et Opérationnel·le H/F Intersica
Pau - 64 CDI- 25 000 - 28 000 € / an
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Dans le cadre d'un remplacement d'une personne qui évolue dans le groupe, nous recherchons un/une assistant(e) opérationnel(le) pour rejoindre notre équipe dynamique.
Vous serez un élément clé dans le bon fonctionnement de nos opérations quotidiennes, en apportant un soutien administratif essentiel et en garantissant une communication fluide au sein de l'organisation.
Responsabilités
Gestion de l'encaissement
- Assurer une liaison régulière avec le service comptable d'INTERSICA et les coordinateurs/lead coordinators en charge des clients pour obtenir des informations et combiner les actions
Facturation
- Émettre, vérifier et envoyer toutes les factures.
- Communiquer avec les coordinateurs en cas d'informations manquantes ou erronées dans le système interne.
- Interagir avec le système interne pour la correction (réouverture de l'IFN et accès au chrono)
Finances et administration
- Approuver les factures des fournisseurs et des sous-traitants.
- S'assurer que les factures des fournisseurs et des sous-traitants sont payées à temps en indiquant la bonne date de paiement lors de l'approbation des factures.
- Déterminer les provisions mensuelles nécessaires pour les factures non émises et les coûts non reçus.
- Optimiser les coûts liés au bureau (téléphone, Internet, loyers, nettoyage, gaz/électricité) par des études de marché régulières.
Support aux opérations
- Soutenir l'équipe des opérations par les tâches administratives nécessaires (mise en forme des documents, préparation des rapports pour les clients...).
- Gérer la procédure d'obtention des visas pour le personnel si applicable.
- Rechercher des prestataires si nécessaire.
Profil recherché
Vous disposez d'une expérience administrative significative dans un rôle similaire.
Vous maîtrisez les outils bureautiques.
Vous avez un sens aigu de l'organisation et êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément.
Vous êtes à l'aise avec la saisie de données et le traitement d'informations confidentielles.
Vous possédez d'excellentes compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, et vous savez faire preuve d'un bon sens du service client.
Si vous êtes motivé(e) par le travail en équipe et que vous souhaitez contribuer au succès de notre entreprise, nous serions ravis de recevoir votre candidature.
Type d'emploi : CDI
Rémunération : 25 000,00€ à 28 000,00€ par an
Langue :
Anglais (Requis)
Lieu du poste : En présentiel
Date de début prévue : 01/06/2025
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 2 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données
Langues : Anglais souhaité
Qualification : Agent de maîtrise
Secteur d'activité : Analyses, essais et inspections techniques
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
- Pau - 64
- CDI
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