Assistant de Direction H/F Universite Paris Cite
Paris 6e - 75 CDD- 24 000 - 28 000 € / an
- 🏠 Télétravail partiel
- 🕑 12 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Référence 15502
RÉSUMÉ DU POSTE
Placé(e) sous l'autorité de la directrice générale déléguée de la faculté et l'autorité fonctionnelle de la
directrice générale déléguée adjointe, l'assistant(e) de la direction facultaire a pour mission d'apporter
un appui administratif et logistique à l'organisation des activités de la direction générale délégué Facultéde
santé. Positionné(e) de façon transversale dans l'organigramme administratif de la Faculté de santé,
l'assistant(e) a vocation à travailler en interaction avec l'ensemble des pôles facultaires, des
composantes de santé, des directions métier en central et de la DGS et spécifiquement avec les assistants de ces
structures de l'établissement.
DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
- Gérer le secrétariat de la direction générale déléguée Faculté de santé composée de la directrice et
de la directrice adjointe : gestion de l'agenda, organisation de réunions, réservation de salles,
traitement du courrier, préparation des dossiers, organisation des déplacements de agents de la
Faculté de santé, etc
- Assurer un rôle clé dans la communication interne et la cohésion des équipes : coordonner la
diffusion d'informations stratégiques et opérationnelles entre les différents pôles facultaires multisites,
concevoir et mettre en oeuvre des outils de communication adaptés (newsletters, notes
d'information), servir d'interface entre la direction et les différents pôles pour garantir la fluidité des
échanges et la bonne compréhension des orientations stratégiques et opérationnelles dans un
contexte multi-sites, organiser les événements permettant d'améliorer la cohésion des équipes
- Assurer la gestion efficace des parapheurs dans un contexte multisite : organiser la circulation des
documents administratifs entre les différents sites de la Faculté de Santé, mettre en place un système
de suivi des signatures et validations, coordonner avec les différents pôles et composantes pour
garantir le respect des délais de traitement des documents, et proposer des solutions d'optimisation
pour fluidifier le circuit des parapheurs entre les sites géographiquement dispersés
- Venir en appui opérationnel pour la gestion de certaines instances (accueil, envoi des convocations,
émargement, documents d'instances, délibérations)
- Participer et rédiger les comptes rendus des réunions de direction
- Élaborer et proposer des procédures en lien avec les champs d'activité de la direction générale
déléguée facultaire
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en intégrant les
priorités dans la gestion quotidienne et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Suivi et gestion courante des demandes des agents facultaires : tenue des tableaux des congés,
suivi des conventions de telétravail, demande de formation et etc.
- Assurer le soutien logistique opérationnel au titre de la direction générale (locaux, matériels,
fournitures)
PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances
Connaissance de l'organisation générale d'un établissement public (et plus particulièrement d'un
établissement d'enseignement supérieur et de recherche).
Connaissances administratives et financières.
Savoir-faire - Compétences opérationnelles
Solides capacités rédactionnelles
Excellente maîtrise des outils de bureautique et du web
Savoir gérer une activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Mettre en oeuvre des procédures administratives
Autonomie et aptitude à évoluer dans un environnement professionnel en constante évolution, tant sur
le plan institutionnel que règlementaire
Savoir-être - Compétences comportementales
Être organisé, réactif, rigoureux, à l'écoute, avoir un très bon relationnel
Etre discret, fiable et autonome
Aptitude à travailler en équipe et de façon polyvalente
Sens du service public
Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalent
Le profil recherché
Experience : 2 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique
Qualification : Technicien
Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Paris 6e - 75
- CDD
Créez une alerte
Pour être informé rapidement des nouvelles offres, merci de préciser les critères :
Finalisez votre candidature
sur le site du partenaire
Créez votre compte pour postuler
sur le site du partenaire !
sur le site du partenaire
sur le site du partenaire !
Ces offres pourraient aussi
vous intéresser
Recherches similaires
- Emploi Assistante de direction
- Emploi Secrétariat
- Emploi Hôtesse d'accueil
- Emploi Secrétaire médical
- Emploi Agent d'accueil
- Emploi Assistant de gestion
- Emploi Assistant de manager
- Entreprises Secrétariat
- Entreprises Assistante de direction
- Entreprises Paris
- Emploi Fonction publique
- Emploi Collectivités
- Emploi Fonction publique territoriale
- Emploi Assistant
- Emploi Junior
- Emploi Fonction publique Paris
- Emploi Cdd Paris
- Emploi Teletravail Paris
- Emploi Collectivités Paris
- Emploi Fonction publique territoriale Paris
{{title}}
{{message}}
{{linkLabel}}