Assistant de Direction H/F OXIAM

Détail du poste

L'assistance de Direction, au fonctionnement courant du secrétariat de la mission, porte sur les tâches et les missions suivantes :
La gestion des moyens matériels alloués aux nouveaux arrivants au sein de la mission (la fourniture d'outils informatiques, les demandes de création d'adresses courriels
et de droits d'accès informatiques, les demandes de badges pour accéder aux locaux...);
- La participation à l'organisation d'événements (opérations de communication, séminaires,
conventions, accueil d'invités/délégations...) incluant la logistique technique et opérationnelle (transports, repas, réservation de salles...) ;
- La gestion des courriers « arrivés » et « départs » ; l'enregistrement du courrier « arrivé »
et la répartition de celui-ci au sein des équipes ; le suivi des réponses à faire aux courriers réceptionnés et la participation à la rédaction des courriers
L'organisation de réunions externes et internes en adéquation avec les agendas des
personnes concernées (réservation de salles, visio via Teams, etc.) ;
- Les réservations de salle en interne et en externe ;
- Les réservations de repas, de transports et d'hébergement à la demande des directeurs
de projets ;
- L'établissement de comptes rendus de réunions à la demande du Chef de la mission ou du
Directeur des études ;
- La mise à jour permanente des listes de diffusion de documents en interne et en externe (les acteurs et les financeurs du projet, l'Etat, les collectivités territoriales...) ;
La gestion quotidienne des stocks de fournitures de bureau et d'informatique ainsi que des équipements de protection individuelle (EPI),
La gestion quotidienne du parc automobile (prendre les RDV pour les révisons et les
réparations, participer à la rédaction des déclarations d'accident, programmer le renouvellement du parc et établissement d'un tableau de réservation des véhicules) ;
La saisie des notes de frais à la demande des agents.
De Bac +3 ou Bac +5 avec une expérience d'au moins 5 ans dans le domaine de l'assistanat de Direction :
- Maîtrise de l'outil DocuSign
- Maîtrise d'outil de réservation
- Maîtrise des logiciels bureautiques en lien avec Microsoft Office
- Maîtrise de l'outil CORS'R (gestion du courrier)
- Maîtrise de la gestion quotidienne des agendas complexes (Planification, priorisation, coordination de rendez-vous)
- Connaissances du progiciel de Gestion Intégré - ERP
- Connaissances du logiciel de gestion de parc auto
- Connaissances des outils collaboratifs (Teams, SharePoint, Outlook, Forms)
- Connaissances du secteur ferroviaire
- Connaissances en Marketing et Communication
Qui Sommes-nous ?
Constructeur de la mobilité et des territoires, OXIAM innove et met son savoir-faire au service de projets territoriaux collectifs et privés.
Notre objectif ? Bâtir le monde de demain !
Partenaire de confiance envers nos clients grands comptes, nous les accompagnons sur tous leurs projets de grande envergure.
Notre Engagement ? Bâtir l'entreprise de demain !
Nous portons les valeurs de l'expérience collective, de l'innovation constante et de l'évolution.
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