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Assistant en Gestion Administrative au Bureau des Stages Réf. 33341 H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Paris 5e - 75

Fonctionnaire

Résumé de l'offre

Bac +2
Service public d'état

Détail du poste

Fonctions : Assistante ou Assistant en gestion administrative au bureau des
stages
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J
Emploi-type : Assistante ou Assistant en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 2 ans).

Fonctions de l'agent-e :
La ou le titulaire du poste travaille directement en relation avec le Directeur de la DOSIP et de fait du bureau des stages. Elle ou il coordonnera l'activité du bureau des stages tout en gérant directement des dossiers.

Missions principales :
- Coordination bureau des stages (en lien avec le Directeur) :
- Planifier l'organisation des activités du bureau des stages
- Répartir les dossiers entre les personnels du bureau
- S'assurer de l'avancement des dossiers en fonction des statuts
- Vérifier les conventions avant la mise à la signature auprès du Directeur de la DOSIP ou des personnes ayant délégation de signature au sein de la Faculté en l'absence du Directeur de la DOSIP
- Organiser le classement des dossiers papiers et électroniques
- Organiser l'archivage des dossiers papiers avec le servie archives de Sorbonne Université
- S'assurer de la qualité des réponses aux mails de la messagerie du service des stages ou via la plateforme des stages
- Remonter au Directeur les dysfonctionnements et problèmes de la plateforme de stages
- Rédiger des modes opératoires
- Suivre le tableau des stages à l'étranger
- Être en lien avec les enseignants référents pour donner les accès à la plateforme
- Assurer le suivi statistique des conventions de stages
- Assurer le suivi des conventions de stages dans le cadre de la césure en lien avec le Service des Inscriptions Administratives
- Gestion des conventions de stages :
- Contrôle des pièces administratives des conventions de stages
- Intégration des pièces justificatives dans la GED ou les dossiers partagés
- Classement et archivage des dossiers papiers
- Mise à jour des bases de données des stages (fichiers Excel)
- Accueil physique des étudiantes et étudiants pour les conventions de stage
- Accueil téléphonique pour les conventions de stages
- Envoi par mail ou courrier des conventions de stage signées
- S'assurer de l'archivage des dossiers papiers

Missions secondaires :
- Participation aux salons (Education, Post-Bac...) qui se déroulent sur le WE.
- Participation aux 2 journées portes ouvertes (Licence et Master) qui se déroulent un Samedi
- Assurer ponctuellement l'accueil physique et téléphonique du public à la DOSIP afin d'assurer la continuité de service public

Le profil recherché

Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
- Connaissance générale du domaine de l'orientation et de l'insertion professionnelle.

Savoir-faire :
- Utiliser des logiciels à l'établissement de la convention de stage
- Planifier son travail
- Proposer des axes d'améliorations
- Travailler en équipe
- Aptitude à s'insérer dans une équipe de travail ayant un projet collectif, tout en sachant faire preuve d'initiative et de réactivité
- Travailler avec méthodologie
- Savoir travailler dans l'urgence
- Bon rédactionnel

Afficher la suite
Savoir-faire transversaux :
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :
- Excellent relationnel
- Réactivité
- Disponibilité
- Autonomie
- Organisation et Rigueur

Hellowork a estimé le salaire pour ce métier à Paris

Le recruteur n'a pas communiqué le salaire de cette offre mais Hellowork vous propose une estimation (fourchette variable selon l'expérience).

Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.

Annuel Mensuel Horaire

Estimation basse

23 700 € / an 1 975 € / mois 13,02 € / heure

Salaire brut estimé

26 400 € / an 2 200 € / mois 14,51 € / heure

Estimation haute

30 000 € / an 2 500 € / mois 16,48 € / heure

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Merci pour votre retour !

Assistant en Gestion Administrative au Bureau des Stages Réf. 33341 H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Paris 5e - 75
Fonctionnaire

Publiée le 22/05/2025 - Réf : 2025-1929347

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Métier

Localité

Type de contrat

CDI

CDD

Intérim

Stage

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Freelance

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