Adjoint Administratif Exerçant Fonctions de Secrétaire de Mairie H/F Pôle Emploi
Barre - 81 CDI- 1 545 - 1 700 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Sous la responsabilité des élus, vous assurerez le secrétariat de mairie pour une commune de - de 500 habitants
Missions / Conditions d'exercice :
Assister et conseiller les élus :
Elaborer et mettre en oeuvre les décisions du conseil municipal
Envoyer les convocations aux différentes réunions
Saisir les PV des conseils municipaux
Saisir et diffuser les délibérations
Classer les délibérations et mettre à jour le registre
Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques
Bâtir une relation de confiance avec le maire et ses adjoints
Elaborer des documents administratifs et budgétaires :
Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires
Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique (demande de subvention...)
Vérifier la cohérence et le respect du cadre règlementaire des dossiers administratifs
Effectuer des tâches de comptabilité, les paies
Vérifier et saisir des mandats et titres
Préparer, saisir et suivre l'exécution des budgets
Effectuer la liaison Hélios
Rédiger, gérer et suivre les marchés publics
Gérer les affaires générales :
Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil
Organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales
Accueillir et renseigner la population :
Savoir accueillir et renseigner la population sur différents sujets
Assurer la mise à jour et le suivi d'un dispositif de communication dématérialisé
Gérer les équipements municipaux :
Planifier la gestion des locaux et équipements (salle des fêtes...)
Définir les besoins en matériels et équipements
Agence Postale Communale :
Informer les clients sur les différents produits et services de la Poste
Réceptionner les envois
Gérer les demandes de fonds des clients
Suivre et gérer le stock
Contraintes et risques professionnels :
Déplacements
Réunions en soirée (conseils municipaux) et en week-end (élections)
Travail sur écran
Le profil recherché
Experience : 1 An(s) - gestion administrative et comptable
Compétences : Bureautique et outils collaboratifs, Classement, archivage, Environnement administratif, institutionnel et politique, Gestion administrative du courrier, Guide des bonnes pratiques de l'organisation, Techniques de secrétariat, Utilisation de logiciels spécialisés, Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver, Contrôler la conformité des données, Corriger et mettre en forme un document, Diffuser une information, une publication, Mettre à jour un dossier, une base de données, Mettre en forme un document, Numériser des documents, médias ou supports techniques, Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous, Organiser un rétroplanning,Prioriser, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, Utiliser les outils numériques
Permis : B - Véhicule léger souhaité
Qualification : Employé non qualifié
Secteur d'activité : Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Barre - 81
- CDI
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