Officier d'Etat-Civil Agent d'Accueil Polyvalent - Mairie d'Ambares-Et-Lagrave H/F Fonction publique Territoriale
Ambarès-et-Lagrave - 33 Fonctionnaire- BEP, CAP
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Sous l'autorité du ou de la Responsable du Service Population/Citoyenneté, l'agent participe à la réception des usagers de la Commune et de la Région dans le cadre des missions qui lui sont confiées. Par ailleurs, il sera appelé à travailler en étroite collaboration avec les autres services de la Direction Relation à l'usager et en particulier ses collègues du SDIU.
Accueil des usagers dans le cadre des multiples missions du service :
- Accueillir le public sur rendez-vous, voire dans l'urgence,
- Répondre au téléphone,
- Assurer la traçabilité des tâches effectuées dans l'intérêt du service et des usagers,
- Accueillir les usagers des communes voisines, voire de toute la région dans le cadre des demandes de titre d'identité,
- Participer avec ses collègues à la gestion des permanences du samedi matin.
Gestion de l'activité du service par rendez-vous :
- Gérer son planning de rendez-vous en partage avec ses collègues,
- Prioriser les urgences après analyse,
- Gérer l'agenda des cérémonies ainsi que les occurrences afférentes,
- Gérer les différentes boites mail du service,
- Gérer les courriers destinés au service sur l'application dédiée.
Gestion des activités de back-office :
- Organiser son planning hebdomadaire en respectant des plages de back-office en collaboration avec ses collègues,
- Anticiper et planifier ces plages en période de congés,
- Gérer son annualisation sur l'application dédiée.
Renforcer l'équipe élection en période de scrutin :
- Rejoindre l'équipe élection en préparation de scrutin,
- Participer à la préparation matériel des scrutins,
- Palier à l'absence des collègues en assurant la gestion de l'Etat-Civil ou du funéraire au cours de ces périodes.
Participer à la gestion des opérations funéraires attachées au service :
- Délivrer les documents demandés quotidiennement par la chambre funéraire,
- Exercer une vigilance régulière sur la boîte mail funéraire,
- Analyser les demandes d'inhumations dans le cimetière communal et délivrer les documents nécessaires,
- Délivrer les clefs du cimetière aux professionnels du cimetière dans le cadre de la gestion des travaux.
Assurer la passation des bons de commandes et le suivi des factures en collaboration avec son responsable :
- Rédiger les bons de commande,
- Assurer le suivi des factures.
Le profil recherché
Possédant idéalement une première expérience au sein d'un service d'Etat-Civil, d'accueil ou d'administration générale, vous maîtrisez les bases du droit civil et funéraire, ainsi que l'organisation des collectivités territoriales. Vous connaissez les règles fondamentales de l'Etat-Civil, savez rédiger les actes afférents avec rigueur, et comprenez les principales modalités d'organisation d'un scrutin. Vous disposez également de notions en matière de procédures d'achat public et avez une bonne connaissance de l'organigramme d'une collectivité.
Organisé, rigoureux et autonome, vous êtes capable de hiérarchiser vos priorités et de gérer plusieurs tâches en parallèle. Vous savez analyser une demande, la reformuler de manière claire, et adapter votre discours en vulgarisant le langage administratif selon l'interlocuteur. Vous possédez de solides qualités rédactionnelles, un bon niveau d'orthographe, ainsi qu'une maîtrise des outils bureautiques (Pack Office 365), de la gestion de messagerie et des fonctions de base d'un poste informatique.
Vous appréciez le travail en équipe et en open space, convaincu qu'une dynamique collective favorise la qualité de service et l'entraide au quotidien. À ce titre, vous vous montrez impliqué, solidaire et attentif aux besoins de vos collègues, dans une démarche centrée sur l'intérêt collectif et le service rendu à l'usager.
Doté d'un bon relationnel, vous faites preuve d'écoute, de pédagogie, de diplomatie et d'une empathie mesurée. Vous êtes souriant, accueillant, disponible avec les usagers comme avec les élus et les agents, tout en respectant la discrétion et la déontologie inhérentes à la fonction d'Officier d'État-Civil. Vous savez anticiper les besoins du service et faire preuve de disponibilité, notamment durant les périodes de forte activité.
Hellowork a estimé le salaire pour ce métier à Ambarès-et-Lagrave
Le recruteur n'a pas communiqué le salaire de cette offre mais Hellowork vous propose une estimation (fourchette variable selon l'expérience).
Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
21 621 € / an 1 802 € / mois 11,88 € / heureSalaire brut estimé
21 840 € / an 1 820 € / mois 12,00 € / heureEstimation haute
24 000 € / an 2 000 € / mois 13,19 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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