Gestionnaire Administrative de Laboratoire Ese Umr8079 H/F CNRS

Détail du poste

La personne recrutée assurera des actes administratifs de gestion courante des équipes de recherche de l'unité ESE, essentiellement les ordres de Mission sur les crédits CNRS et Universitaire. Egalement, elle assurera la gestion d'un ou plusieurs contrats de recherche CNRS. Elle assumera ses fonctions dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et comptable publique. Pour se faire, la personne doit maitriser tous les outils du CNRS et Universitaire.

Activités
Activités du service : La personne recrutée assurera des actes administratifs de gestion courante des équipes de recherche de l'unité ESE, essentiellement les ordres de Mission sur les crédits CNRS et Universitaire. Egalement, la personne recrutée assurera la gestion d'un ou plusieurs contrats de recherche CNRS. Elle assumera ses fonctions dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et comptable publique. Pour se faire, la personne recrutée doit maitriser tous les outils du CNRS et Universitaire.

Missions principales de l'agent : Réaliser des opérations de gestion courante liées à l'activité de recherche de l'unité :
- Organiser, saisir, suivre et traiter les déplacements des agents en mission, sur Etamine et Notilus et SIFAC
- Etablir les ordres de missions, effectuer des réservations d'hôtel et de transport en respectant les marchés publics en vigueur des tutelles, sur Geslab et Sifac
- Etablir les états de frais sur la base de pièces justificatives et suivre le remboursement des frais aux agents.
- Etablir les bons de commandes (fonctionnement/équipement) sur l'outil Geslab (CNRS)
- Suivre la facturation dématérialisée et procéder aux opérations de régularisations demandées par le SCTD (Service Facturier du CNRS)
Transmettre pour règlement les factures (hors périmètre) et les missions au service facturier, au SCTD
- Interagir avec les fournisseurs (devis, réception de colis, vérification du paiement de la facture, gestion de litiges)
- Analyser et solutionner les rejets de commandes en interaction avec les services de la délégation du CNRS à Gif s/Yvette
- Rendre compte à l'administratrice de l'unité
- Accueillir les nouveaux entrants et permanents afin de les guider dans leurs besoins administratifs (Post-doc, Doctorant, Stagiaire) un jour par semaine
- Assister au réunion d'équipe ou séminaire de l'unité
Compétences
Connaissances-savoirs
- Les règles et techniques de la comptabilité et des finances publiques
- Les outils de gestions financières et comptables des tutelles
- Les techniques de communications
- La bureautique

Savoir-faire :

- Appliquer les règles financières et comptables
- Savoir gérer son activité, hiérarchiser et organiser ces tâches en tenant compte des échéances et des contraintes
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Accueillir les nouveaux entrants et les guider dans leurs besoins administratifs (Post-doc, Doctorant, Stagiaire)
- Travailler en équipe
- Utiliser les outils de bureautiques de base
- Utiliser les divers outils de gestion des tutelles
- Archiver et classer les documents comptables
- Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique
Savoir-être :

- Sens de l'organisation
- Sens du relationnel
- Sens de la confidentialité
- Rigueur et fiabilité
- Réactivité

Contexte de travail

La personne recrutée sera accueillie dans le service de gestion du laboratoire qui comprend trois autres gestionnaires et une gestionnaire dédiée aux questions RH sous la responsabilité de la directrice de l'Unité de recherche. Le laboratoire est situé au sein de l'Université Paris-Saclay à Gif sur Yvette, sur le plateau. Le site est accessible par transports en commun (bus pour le moment) et un parking en sous-sol est disponible pour les personnels ayant une voiture.
Contraintes et risques

Le travail est sur site 5 jours par semaine.