Gestionnaire Administratif H/F CNRS

Détail du poste

Le ou la gestionnaire réalisera des actes financiers et administratifs dans le respect des procédures et en assurera le suivi. Il ou elle assurera la gestion financière de l'unité : commandes, dépenses, facturation, déplacements, tableaux de bord et archivage. Il ou elle prendra en charge certains aspects RH, comme le suivi des stagiaires et la transmission d'informations aux tutelles. Enfin, il ou elle contribuera à l'accueil et à l'organisation d'événements, et participera à la vie de l'unité (réunions, groupes de travail, comptes rendus, archivage).

Activités
Missions principales

Gestion financière
- Engager les commandes et en assurer le suivi (envoi, livraison, facturation...)
- Assurer la mise à jour des dépenses par carte achat
- Assurer le suivi des flux de travail et demandes des tutelles (envoi des pièces justificatives, réalisation d'attestation...)
- Gérer les déplacements professionnels (missions)
- Participer ponctuellement à la réalisation de la facturation liée aux plateformes
- Compléter les tableaux de bords liés à la gestion financière de l'unité
- Assurer le classement et l'archivage des documents liés à la gestion financière de l'unité
- Procéder au suivi des immobilisations (inventaire des équipements)
- Suivre l'actualité administrative et financière et rendre compte avec exactitude les informations à la direction

Gestion RH
- Gérer les dossiers des stagiaires
- Gérer le suivi des tickets repas
- Transmettre les informations RH aux tutelles (ex : arrêts de travail, changement de situation...)
- Mettre à jour et réaliser des tableaux de bords
- Participer à la rédaction de procédures internes

Missions secondaires

Accueil
- Soutenir la gestionnaire d'accueil pour la préparation d'événements :
* Accueil du public,
* Gestion des plannings et agendas,
* Gestion des besoins logistiques (traiteur, matériel technique...)
* Vérifier les installations pour les réunions et événements,
* Aider à la réalisation des devis et des factures (liés à l'accueil)

Missions transversales
- Participer aux réunions et groupes de travail de l'unité
- Rédiger des compte rendu
- Archivage des documents de l'unité

Compétences
Savoirs / connaissances :

connaissances en gestion financière et techniques générales administratives, connaissances d'outils de gestion financière, connaissances de la fonction publique en particulier l'enseignement supérieur et la recherche

Savoir-faire :

maîtriser les outils bureautiques (tableur, traitement de texte, messagerie), appliquer les procédures et savoir rendre compte de son activité, savoir gérer son temps et respecter les délais, savoir communiquer à l'écrit et à l'oral, connaissances en anglais appréciées

Savoirs-être :

être rigoureux et savoir faire preuve de fiabilité, avoir le sens de la confidentialité, bon relationnel, savoir structurer son travail

Contexte de travail


Le/la gestionnaire exercera ses fonctions sous la responsabilité directe de la responsable administrative et sera en contact régulier avec les équipes et services de l'unité.
Le poste est rattaché à l'UAR 3194, Centre de recherche en écologie expérimentale et prédictive (CEREEP) - ECOTRON IDF, une structure dédiée à l'accueil et à l'accompagnement de la recherche expérimentale en écologie, ainsi qu'à l'enseignement et à la formation, sous la tutelle du CNRS et de l'ENS.

Le/la gestionnaire exercera ses fonctions sous la responsabilité directe de la responsable administrative et sera en contact régulier avec les équipes et services de l'unité.

Contraintes et risques

Contrat à partir du 10/09/2025.
Travail sur les 2 sites de l'unité (sites dans la même commune.
Déplacements pour formations ou réunions.
Congés à déposer selon le calendrier de gestion et du planning d'accueil.