Assistant - Assistante de Direction H/F Pôle Emploi
Saint-Denis - 93 CDI- 2 200 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Intitulé du poste : Office Manager / Assistante de direction confirmée
Entreprise : Citotrad
Lieu : Saint-Ouen
Contrat proposé : Stage immersion
Horaires : du lundi au vendredi - 9h à 17h30
Présentation de l'entreprise
Citotrad est une entreprise en plein développement, spécialisée dans l'interprétariat public, social et judiciaire. Grâce à sa plateforme numérique et à son réseau d'interprètes, elle facilite la communication entre les institutions et les publics non francophones, dans un esprit de service, de rigueur et d'humanité.
Dans le cadre de sa structuration interne, Citotrad recrute une Office Manager / Assistante de direction expérimentée, capable d'assurer un rôle transversal de coordination administrative, organisationnelle et humaine.
Une prise de poste en deux temps
Avant de finaliser une embauche en CDI, Citotrad propose une période d'immersion professionnelle de deux mois, encadrée par une convention avec une structure de l'insertion (France Travail ou autre organisme référent).
Cette période a pour objectif de permettre à la candidate de découvrir nos outils, nos méthodes, notre environnement, et de s'approprier les missions à son rythme, tout en construisant une intégration progressive et durable.
Il s'agit d'un temps de préparation à l'emploi, permettant de poser des bases solides avant un engagement définitif.
Missions principales
Soutien à la direction
- Gestion de l'agenda de la direction générale
- Organisation des réunions, rédaction de comptes rendus
- Suivi des priorités, filtrage des demandes
- Mise en forme de documents (notes, courriers, tableaux.)
Gestion administrative
- Suivi des dossiers du personnel, archivage, mises à jour
- Traitement des e-mails, courriers, relances
- Interface avec les partenaires institutionnels
- Préparation des dossiers administratifs pour OPCO, Pôle emploi, etc.
Comptabilité courante
- Suivi des règlements et pièces justificatives
- Préparation des éléments mensuels pour l'expert-comptable
- Gestion de la facturation via CHORUS Pro (obligatoire)
- Rapprochements simples, relances clients/fournisseurs
Coordination interne
- Suivi des outils (tableaux de bord, plannings)
- Bonne maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook)
- Utilisation du CRM Monday.com appréciée
- Appui à la logistique quotidienne
Accueil et relation professionnelle
- Accueil physique et téléphonique des partenaires, prestataires
- Traitement des demandes internes et externes
- Représentation soignée et discrète de l'entreprise
Profil recherché
- Minimum 5 ans d'expérience dans un poste similaire
- Expérience préalable en PME ou TPE appréciée
- Maîtrise impérative de CHORUS Pro
- Excellente expression écrite et orale
- Rigueur, organisation, confidentialité
- Sens du service, posture proactive
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Conditions
- Lieu : Saint-Ouen (93)
- Temps plein : 35h/semaine
- Période de découverte : 2 mois sous convention (immersion professionnelle)
- Contrat proposé : CDI à l'issue de la période si conditions réunies
Pour candidater
Merci d'envoyer votre CV
****@****.**
Le profil recherché
Experience : 5 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Animer, coordonner une équipe, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Gérer un planning, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Réaliser la gestion administrative des contrats, Réaliser la gestion administrative du personnel, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Traduction et interprétation
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Saint-Denis - 93
- CDI
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