Assistant - Assistante Administration Gestion et Coordination H/F Res Euro Conseil
Nanterre - 92 CDI- 2 000 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Depuis 26 ans, Res-EuroConseil exerce une activité de conseil et formation, à destination des entreprises et des organisations, dans les domaines suivants :
- L'accompagnement des transformations et de la qualité de vie et des conditions de travail,
- Les relations collectives de travail sociales,
- La prévention des risques pour la santé physique et mentale au travail (risques physiques, RPS),
- La gestion des crises (tensions relationnelles, conflits collectifs.)
Le cabinet compte 10 salariés et un réseau d'une vingtaine de consultants-formateurs extérieurs.
Dans le cadre du développement de l'activité du cabinet relatif aux nouvelles obligations qualité en matière de formation, Res-EuroConseil cherche à pourvoir un poste d'assistant(e) du pôle support (F/H) en CDI, 35 heures hebdomadaires. Le poste est basé à Nanterre (92).
Mission principale :
Sous l'autorité et la supervision de la responsable du pôle support, vous aurez pour mission principale de prendre en charge la gestion et le suivi administratif, financier et logistique de l'entreprise ainsi que des actions de formations. Cette mission joue un rôle clé dans la coordination interne et externe et comprend :
1. Gestion administrative :
a. Collecter auprès de nos clients les informations administratives pour :
- Etablir les conventions de formation,
- Préparer et transmettre les documents administratifs qui jalonnent les formations (feuilles de présence, convocations, attestations).
- Saisir les données dans le logiciel de gestion des formations (Digiforma)
- Participer au suivi qualité des formations (réception, contrôle, archivage des documents de retours de formation),
- Participer à la mise à jour des documents administratifs ou pédagogiques de formation
- Communiquer les informations pratiques aux consultants-formateurs dans le cadre de leurs interventions et établir leurs contrats (prestataire extérieur)
b. Assurer la diffusion des ressources pédagogiques aux formateurs et des supports aux stagiaires,
c. Apporter un support aux formateurs dans l'utilisation du logiciel de gestion administrative et pédagogique de formation, et dans l'organisation de leurs déplacements,
d. Gérer le standard téléphonique et les boîtes mails
2. Planification et organisation :
- Coordonner avec la responsable du pôle support ou les formateurs internes ou externes pour planifier les interventions (gestion de l'agenda)
- Participation à l'organisation des événements du cabinet (réunion de réseau, événement annuel du cabinet.)
- Participation aux réunions d'équipe mensuelles
- Suivi du support logistique du cabinet (commande de fournitures, commande d'entretien des espaces.)
3. Suivi et reporting :
- Produire des reportings réguliers sur les formations réalisées, les taux de participation, et autres indicateurs clés.
4. Support aux collaborateurs :
- Gérer les réclamations ou problèmes éventuels liés aux formations,
- Participer à la planification et à l'organisation des réunions d'équipe,
- Assurer la coordination avec les équipes internes et les partenaires externes.
- Superviser la logistique des événements (réservations, matériel).
5. Gestion Comptable :
- Enregistrer, saisir et vérifier la conformité des factures fournisseurs et prestataires, assurer le rapprochement des factures prestataires-clients,
- Transmettre les pièces comptables mensuellement et rechercher les pièces comptables manquantes,
- Etablir la facturation client et vérifier la conformité des bons de commande client, assurer leur suivi,
- Suivre les règlements de factures clients et assurer la relance des retards de règlements,
- Assurer le suivi des notes de frais, leur enregistrement et leur conformité aux barèmes de frais.
Cette liste de tâche n'est pas exhaustive.
Le poste à pourvoir est basé à Nanterre du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 12 Mois
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Méthode de classement et d'archivage, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Classer des documents, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Nanterre - 92
- CDI
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