Assistant de Direction Générale H/F Societe de Livraison des Ouvrages Olympiques Alpes 2030

Détail du poste

Rattaché(e) au Directeur général exécutif et / ou à la Directrice générale adjointe de Solideo Alpes 2030, les missions principales de l'assistant(e) de Direction générale seront :

1. Gestion d'agenda complexe
- Planification, organisation et optimisation quotidienne de l'agenda du Directeur général exécutif et / ou à la Directrice générale adjointe
- Coordination de réunions impliquant des interlocuteurs de haut niveau internes et externes (membres du Comité de Direction, partenaires stratégiques, cabinets ministériels, représentants des collectivités, instances institutionnelles, DIJOP, COJOP etc.).
- Anticipation des contraintes de planning, priorisation des demandes, et ajustements en temps réel.

2. Organisation de réunions complexes
- Organisation logistique et administrative de réunions à fort enjeu (réunions stratégiques, conseils d'administration, comités de pilotage).
- Préparation et envoi des ordres du jour, convocations, supports, et émargements
- Suivi des actions post-réunion avec les parties prenantes concernées pour ce qui concerne les acteurs internes.

3. Accompagnement opérationnel du Directeur Général Exécutif et /ou de la Directrice générale adjointe
- Filtrage des appels, gestion de la correspondance (mails, courriers), rédaction de notes et documents administratifs.
- Préparation des déplacements (réservations, itinéraires, gestion des frais professionnels).
- Interface entre le Directeur général exécutif et / ou à la Directrice générale adjointe et les équipes internes/externe avec un haut niveau de discrétion et de diplomatie.

4. Support administratif
- Veille au respect des échéances, coordination des tâches transverses et suivi de dossiers sensibles ou confidentiels.
- Collaboration étroite avec les autres assistantes et services support (Secrétariat général, Directions opérationnelles, communication...).
- Participation à certains projets transversaux ou événements internes (séminaires, comités...).

Formations/Diplômes : Bac +2 -3 minimum, en assistanat de direction ou équivalent

Les compétences attendues sont :

Savoir :
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Maîtrise de la gestion d'agenda complexe sur Outlook ou Google Calendar ou autre
- Très bonne capacité rédactionnelle et de synthèse.
- Aisance dans la gestion de réunions en visioconférence (Teams, Zoom...).

Savoir-faire :
- Rigueur, sens de l'organisation, réactivité et proactivité.
- Capacité à gérer les priorités dans un environnement exigeant et changeant.
- Gestion de la confidentialité et des informations sensibles.

Savoir-être :
- Diplomatie, discrétion, loyauté et grande fiabilité.
- Excellentes qualités relationnelles et sens du service.
- Excellente communication.

Langues :
- Français courant.
- Anglais professionnel (oral et écrit) exigé pour les échanges avec des interlocuteurs internationaux.

Le 24 juillet 2024, le Comité International Olympique a retenu la candidature « Les Alpes Françaises » pour l'organisation des JOP d'Hiver 2030. Les JO devraient ainsi se tenir du 1er au 17 février 2030, les Jeux paralympiques se déroulant du 1er au 10 mars 2030.

La candidature des Alpes Françaises portée par les régions AURA et PACA aux côtés des collectivités locales appelées à accueillir les différentes épreuves sportives, du Comité National du Sport Olympique Français, du Comité Paralympique et Sportif Français et de l'Etat s'appuie sur une organisation des compétitions répartie sur 4 pôles situés respectivement à Nice dans les Alpes-Maritimes (sports de glace), dans le pays briançonnais dans les Hautes-Alpes (ski acrobatique et snowboard), dans la vallée de la Tarentaise en Savoie (ski alpin, bobsleigh / luge / skeleton, combiné nordique) et dans le massif des Aravis en Haute-Savoie (biathlon et ski de fond).

Capitalisant sur le succès de l'organisation des Jeux de Paris 2024, les partenaires du projet « Alpes Françaises 2030 » ont crée un établissement public dédié à la livraison des ouvrages olympiques sur le modèle de la Société de Livraison des Ouvrages Olympiques créée pour les besoins des Jeux de Paris 2024, dénommée « SOLIDEO ».

A l'instar de la SOLIDEO, la SOLIDEO ALPES 2030 a pour principales missions de :
- Coordonner, notamment en organisant leurs interventions, les maîtres d'ouvrage et maîtres d'ouvrage délégués responsables des ouvrages et des opérations d'aménagement nécessaires à l'organisation des Jeux olympiques et paralympiques d'hiver de 2030, en veillant au respect du calendrier de livraison de ces ouvrages et aménagements dans les délais fixés par le Comité international olympique. La SOLIDEO ALPES 2030 pourra se substituer au maître d'ouvrage, en cas de défaillance grave de celui-ci ;
- Assurer la maîtrise d'ouvrage ou la maîtrise d'ouvrage déléguée de certains des ouvrages ou de certaines opérations d'aménagement. Pour la réalisation de cette mission, la société exercera les compétences reconnues aux établissements publics d'aménagement d'Etat ;
- Participer au financement de tout ou partie des coûts des ouvrages et des opérations d'aménagement olympiques.