Agent·e de Gestion Administrative H/F Institut National Superieur D'enseigneme
Marseille 13e - 13 CDD- 🕑 6 mois
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Missions :
Au sein du pôle administration et ressources partagées et sous l'autorité du responsable administratif et financier, l'agent de gestion administratif effectue des missions d'appui administratifs auprès de différents services du pôle et en transversalité avec la coordinatrice des projets DEMOS/PASSERELLE.
1. Appui à la gestion administrative et financière du conservatoire :
- Assister la coordinatrice des projets DEMOS / PASSERELLE portés par le Conservatoire dans la gestion administrative et RH des projets,
- Établir les contrats de vacations et avenants, service fait et attestation pôle emploi à la fin des contrats pour les ateliers pédagogiques et/ou rassemblements DEMOS,
- Établir les déclarations uniques d'embauche (DPAE) des contrats intermittents via le GUSO ainsi que les contrats à durée déterminée d'usage (CDDU) en cas de besoin, pour les rassemblements/concert DEMOS,
- Établir les déclarations uniques et simplifiées (DUS) sur le GUSO après chaque rassemblement / concerts à l'aide des tableaux d'heures réalisées fournis par les coordinatrices(eurs) de projets,
- Etablir les attestations pôle emploi des intermittents après chaque rassemblement et/ou concert.
- Assurer un appui au pôle administratif et financier du conservatoire dans tous les dossiers liés à l'administration du conservatoire (droits de scolarité, convention d'occupation du domaine public, académie d'été, stages...).
2. Apporter un appui administratif à la régie du parc instruments /événements et logistique :
- Saisir et/ou compléter les fiches instruments dans le logiciel métier en vue des attributions d'instrument et afin d'établir les contrats de locations et/ou restitution d'instruments en lien avec les professeurs et la chargée de gestion administrative et financière,
- Mettre à jour les fiches d'instruments lorsque des réparations ont été effectuées par le régisseur,
- Gérer la mise à jour de l'inventaire du parc instruments et l'épurement de la base de données instruments dans le logiciel métier,
- Participer à l'inventaire des biens physiques (tenue de tableaux de bord, édition et mise en place étiquettes.),
- Appui à la gestion administrative des régies selon les besoins (bons de sorties de matériel, autorisation d'accès.),
3. Appui aux événements, préparation logistique et action de communication (interne / externe) :
- Aider à faire l'inventaire des besoins afin d'établir les demandes d'achats avec les référents des projets (rassemblements, concerts, parc instrumental DEMOS.)
- Aider les référents à la préparation logistique : achats, préparation du petit équipement (gobelets, cafetières.), réservation des transports.
- Aider à la gestion des billets en ligne pour les rassemblements / concerts.
- Répondre aux besoins de service concernant les actions culturelles et/ou de communication, interne/externe, du conservatoire (accueil du public, billetterie, mise en place de la signalétique.),
Conditions d'exercice :
- Conservatoire - place Carli 13001 Marseille et ses annexes
- Déplacements occasionnels sur les différentes entités et les organismes
- Rémunération statutaire + RIFSEEP
- Travail en soirée et week-end : occasionnel
- Tickets restaurants
- Participation employeur prévoyance/santé mutuelle
- Participation transport en commun / forfait mobilités durables
- Prestations Sociales CAS (offres locales et tarifs réduits)
- Démarche qualité de vie au travail
Le profil recherché
Experience : 2 An(s)
Compétences : Techniques de communication orales, écrites et numériques, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Enseignement culturel
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
- Marseille 13e - 13
- CDD
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