Secrétaire H/F Association Loisirs et Culture

Détail du poste

Sous la responsabilité de la direction de l'établissement, l'agent d'accueil et de secrétariat a pour mission :
- D'assurer l'accueil physique et téléphonique du public
- D'effectuer le secrétariat lié au fonctionnement direct de l'établissement

Accueil physique et téléphonique du public :
- Ecouter, informer, orienter les usagers au quotidien
- Réceptionner, traiter, diffuser l'information entre le public, l'équipe professionnelle et les partenaires
- Gérer les supports d'informations dans l'espace d'accueil
- Assurer le suivi de la bonne tenue de l'établissement en lien avec l'équipe

Secrétariat :
- Réaliser la saisie et la mise en forme de documents dans le respect de la charte graphique de Loisirs et Culture
- Assurer le suivi administratif des adhérents
- Enregistrer et suivre les inscriptions des usagers au sein des activités
- Produire les statistiques pour contribuer à la préparation des bilans annuels et des dossiers d'assemblée générale
- Effectuer le suivi du stock et approvisionnement des fournitures administratives
- Vérifier et mettre à jour les plannings en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique direct
- Réaliser le tri, classement et archivage des dossiers administratifs du secrétariat

Savoir
- Connaître l'environnement et l'organisation de sa structure, de l'association et des partenaires
- Maîtriser l'outil informatique de suite bureautique - des logiciels (Word, Excel, EBP gestion commercial, Publisher, Outlook...).
- Savoir rédiger une lettre ou une note en français dans le respect de la grammaire et l'orthographe.
- Savoir utiliser un standard téléphonique