Assistante de Direction H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif DOMAINE D'ACTIVITE
MISSIONS
1) Secrétariat de direction et des instances
2) Plan de formation
3) Aide sociale différentielle
4) Gestion administrative des agents contractuels (en renouvellement ou fin de contrat)
5) Missions diverses
POSITIONNEMENT
LOGICIELS UTILISES
QUALITES REQUISES
QUOTITE TEMPS DE TRAVAIL
SAVOIR FAIRE
EVOLUTION DU POSTE

2 DOMAINE D'ACTIVITE

Gestion des ressources humaines
Gestion administrative des patients
Assistante administrative
3 MISSIONS

1) SECRETARIAT DE DIRECTION ET DES INSTANCES
- Veille juridique et mise à jour de la documentation
- Participation aux instances (CA, CE, CVS, commission d'animation, commission menu, commission gériatrique) : planification, préparation des documents, compte-rendu
- Elaboration de tableaux de suivis sur toutes les thématiques utiles à la direction
- Participation et rédaction des CR des réunions interservices
- Gestion des compteurs de la CDS, AAH, psychologue, psychomotricien et du médecin-coordonnateur (pose congés, maladie, etc)
- Mise en place et suivis des campagnes d'évaluation professionnelle
- Elaboration des tableaux d'avancement de grade
- Gestion des concours : publication et avis de vacances de poste, organisation du jury, affichage, préparation des dossiers, procès-verbal, RDV médecins expert

2) PLAN DE FORMATION
- Gestion du plan de formation dans son intégralité (tableau de suivi à jour, remboursement des frais du personnel, de l'établissement et des organismes de formations)

3) AIDE SOCIALE DIFFERENTIELLE
- Gestion et suivi des dossiers des personnes accompagnées bénéficiaire de l'aide sociale dans le cadre de la politique de régularisation lancée par le CD
- Accompagnement et lien avec les familles ou tuteurs légaux pour obtenir les justificatifs nécessaires à la régularisation
- Recueillir les attestations de dépôts de l'aide sociale et les notifications de l'ouverture des droits auprès du CCAS et des MSP
- En lien avec le service comptable, suivi des bénéficiaires et demandeurs d'aide sociale
- Saisies en ligne sur le portail du département les ressources et les charges réelle du résident (PA et PH) et déclaration des décès

4) GESTION ADMINISTRATIVE DES AGENTS CONTRACTUELS (en renouvellement ou en fin de contrat)
- Mise à jour tableau de suivi des contractuels CDD
- Planification de la réunion mensuelle
- Rédaction des avenants de contrat et des notifications de fin de contrat
- Suivi des signatures des avenants
- Classement des documents (bureautique, CPAGE et papier)

5) MISSIONS DIVERSES
- Rédaction et mise en forme des courriers, convocations et notes
- Accueil physique et téléphonique en suppléance du personnel dédié si nécessaire
- Toutes autres missions confiées par la direction

4- POSITIONNEMENT

Le poste sera partagée entre les deux structures gérées en direction commune soit l'EHPAD Simon Violet Père à Thuir et l'EHPAD Résidence Saint Jacques à Ille sur Têt.

L'agent sera sous la responsabilité hiérarchique directe de l'Attachée de direction de l'EHPAD Simon Violet Père à Thuir et sous la responsabilité fonctionnelle de l'Attachée de direction de l'EHPAD Résidence Saint Jacques à Ille sur Têt.

5 LOGICIELS UTILISES

CPAGE : gestion des données du personnel + éléments de paie + DSN
ARTEMIS et NEMESIS : consultation données du personnel + éléments de paie + suivi de carrière
RELYENS : saisie en ligne des arrêt maladie et de la base de calcul assurance du personnel
NET-ENTREPRISE : saisir des attestations de salaires et suivi des demandes de subrogation
FRANCE TRAVAIL : attestations et fin de contrats
URSSAF : saisie des déclarations d'embauche
ANFH / GESFORM : saisie du plan de formation et des demandes de remboursements
Word et Excel

6 QUALITES REQUISES

Discrétion
Disponibilité
Aptitude à la communication
Esprit d'équipe

7 QUOTITE DE TEMPS DE TRAVAIL
35H / semaine

8 SAVOIR-FAIRE

Rédaction, analyse, méthode
Utilisation des procédures
Anticipation
Rigueur
Fiabilité

9 - EVOLUTION DU POSTE

Adjoint administratif