Assistant - Assistante de Direction H/F Bibliotheque Nationale de France
Paris 13e - 75 CDD- 26 772 - 40 512 € / an
- 🕑 36 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
Descriptif du poste
Missions et activités permanentes :
L'assistante du directeur du Développement culturel et du musée assure les missions suivantes :
- Mise en forme de notes, présentations, rapports, courriers ;
- Gestion et archivage des notes et dossiers sous forme papier ;
- Recherches ponctuelles d'informations sur des sujets liés à l'actualité culturelle et l'activité de la DCM.
- Gestion de l'agenda électronique du directeur et de ses déplacements : organisation des réunions du directeur, rassemblement des informations et des documents pour la constitution des dossiers en rapport ;
- Interface téléphonique, gestion des messages, et accueil des visiteurs ;
- Traitement, suivi et diffusion du courrier ;
- Vérification des documents soumis à la signature du directeur et suivi du circuit de validation ;
- Classement et archivage des documents ; gestion des documents électroniques ;
- Rôle de correspondante de logistique administrative (CLA) et de correspondante pour les applications GAIA et GTA pour l'ensemble de la direction;
- Élaboration et diffusion des plannings de congé de l'équipe encadrante DCM et des secrétariats ;
- Gestion des fournitures de bureau.
Environnement professionnel :
La Direction du Développement culturel et du musée a pour mission de faire rayonner les collections et l'activité scientifique des agents de la bibliothèque, auprès du plus grand nombre, à travers une programmation culturelle diversifiée. Elle comprend le département du Musée, des expositions et des manifestations qui regroupe quatre services : le service du Musée de la BnF, le service des Expositions, le service des Prêts et des expositions extérieures et le service des Manifestations culturelles, ainsi que trois services : le service des Editions des livres, le service commercial et le service des Editions multimédias.
Liaisons hiérarchiques :
Le directeur du Développement culturel et du musée
L'adjointe du directeur.
Liaisons fonctionnelles :
au sein de la direction avec les chefs de service et avec toutes les directions de l'établissement
Activités spécifiques
Les équipes de la DCM sont réparties sur les sites de Tolbiac et de Richelieu. L'assistante veillera à assurer une interface fluide entre les deux sites.
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique
Langues : Anglais exigé
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Gestion des bibliothèques et des archives
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
- Paris 13e - 75
- CDD
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