Assistant de Direction - Direction Générale - Gestion des Affaires Médicales -Secrétariat Général H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif MISSIONS
Administratif
· Tenue de l'Agenda électronique du Directeur et des Directeurs adjoints
· Matin (une semaine sur deux) : enregistrement et traitement du courrier (arrivée) nominatif et distribution ; ouverture du reste et datation, puis distribution : bureau des entrées, économat, DRH, DSI, DG ; distribution du courrier interne en début d'après-midi
· Tenue du tableau des gardes administratives : collecte des infos, frappe du tableau, et diffusion en interne via intranet et en externe
· Arrivée d'un nouveau directeur : PV d'installation, délégations de signature ; transmission au Comptable du trésor et à la Préfecture et affichage
· Régies d'avances et de recettes : frappe et diffusion, mise à jour selon les mouvements de personnel (à la demande de la responsable facturation)
· Congés du Directeur : mail de demande de congés à l'ARS
· Téléphone : filtrage des appels ; prise de rendez-vous
· Frappe de courriers, prise de notes, mise en forme de documents
· Rapport d'activité (annuel) : collecte des informations, frappe et mise en forme du document, édition, diffusion
· Organisation de réunions : réservation de salle, envoi de convocations
· Mise à jour du dossier informatique relatif aux astreintes (administratives et médicales)
· Dossiers partagés : mise à jour de certains documents, ordre du jour du CODIR, veille réglementaire Sentinelle, ordre du jour du Directoire
· Gestion et transfert des mails
· Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou messages électroniques
· Classement / archivage
· Mise à jour du site FHF
Affaires médicales
· Gestion du tableau des gardes et astreintes des médecins : chaque mois, collecte des informations pour réalisation du tableau et diffusion interne (intranet), mise à jour régulière
· Gestion des demandes d'intérims médicales (Dans le respect des règles du marché) + gestion de l'ordre de mission + recherche d'hébergement (gîtes, hôtel, internat)
· Publication des gardes sur intranet chaque mois (médecins, administratives, etc) et mise à jour
· Publication de la vacance de postes médicaux sur le site du Centre National de Gestion des Praticiens Hospitaliers : Préparation de la liste avec le Directeur des Affaires Médicales, suivi, réception des candidature(s), rédaction des avis CME et chef de pôle et envoi.
Gestion des affaires médicales
· Gestion du dossier des praticiens PH : procès-verbal d'installation, demande des pièces administratives, copie des diplômes ; rédaction du contrat d'engagement de service public exclusif ;
· Suivi des renouvellements de contrat d'engagement de service public exclusif (et diffusion)
· Suivi des renouvellements de contrat des praticiens contractuel (et diffusion)
· Diffusion des arrêtés de changement d'échelon des médecins (bureau du personnel)
· Suivi des congés des médecins et des Comptes Epargne Temps
· Contrats TTA (temps de travail additionnel) et transmission au service de paie
· Rédaction des contrats, des conventions de mise à disposition médicales
· Décompte des heures des médecins urgentistes et transmission au service de paie
Instances
· Préparation des ordres du jour avec l'équipe de direction et le président de la CME
· Envoi des convocations avec les documents afférents à l'ordre du jour
· Participation aux instances, prise de note, rédaction des Procès-verbaux d'instance (CME, CS, COPS, Directoire, groupe de travail) et diffusion
· Selon les dossiers traités durant les instances (EPRD, compte financier) : rédaction des délibérations ou des décisions du directeur ; préparation et envoi des documents aux tutelles
· Mise en forme de certains documents
Secrétariat général
· Rédaction et mise en page des conventions en lien avec la direction
· Suivi / enregistrement des conventions
· Classement / archivage des conventions en respectant l'arborescence
Veuillez consulter la fiche de poste complète ci-jointe.