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Assistant·e de Direction et des Fonctions Supports H/F Pôle Emploi

Bordeaux - 33

CDI

Résumé de l'offre

25 000 - 39 000 € / an
Bac +2
Bac +3, Bac +4
Bac +5
Service public des collectivités territoriales
Exp. + 7 ans

Détail du poste

1. Assistanat de direction
- Gestion de l'agenda, des réunions, des déplacements et des appels.
- Préparation de dossiers, notes, présentations et comptes rendus pour la direction.
- Suivi des décisions prises en réunion et relance des actions associées.
- Organisation d'événements internes : séminaires, comités, visites, etc.
- Interface entre la direction et les collaborateurs ou partenaires externes.

2. Support administratif transversal

- Rédaction, mise en forme et classement de documents administratifs.
- Suivi des contrats, échéances légales ou réglementaires.
- Appui à la gestion des services généraux (commandes, fournitures, prestataires).
- Gestion documentaire et archivage numérique et papier.
3. Coordination et assistanat des services support (appui)
- Gestion des demandes des autres départements.
- Communication et coordination entre les différentes fonctions support.
- Appui de la direction générale en cas d'absence du personnel des fonctions support.
- Relation avec les prestataires externes et les tiers.

4. Appui aux fonctions support
a. Ressources Humaines (en appui)
En collaboration avec le cabinet d'expertise comptable, l'Assistant(e) de direction et des fonctions support devra apporter son soutien au service des Ressources Humaines et à la direction générale pour la réalisation des tâches suivantes :
- Suivre les absences, congés, plannings et notes de frais.
- Préparer des documents liés à l'embauche, à l'intégration ou à la formation.
- Aider à la communication interne (affichages, mails, invitations).

b. Logistique, SAV, Commerce et Services Généraux (en appui)
En collaboration avec l'assistant(e) logistique, le(la) chargé(e) du service après-ventes et les commerciaux, l'Assistant(e) de direction et des fonctions support devra apporter son soutien aux services Logistique, SAV, Commerce et Services Généraux et à la direction générale pour la réalisation des tâches suivantes :
- Suivre les commandes, livraisons, stocks de fournitures ou équipements.
- Gestion des demandes clients (avant-vente et après-vente).
- Organisation des déplacements professionnels (billets, hôtels, taxis).
- Coordonner les prestataires de maintenance ou de sécurité.

c. Informatique / Systèmes d'information (en appui)
En coordination les prestataires externes, l'Assistant(e) de direction et des fonctions support devra apporter son soutien au service Informatique / Système d'information et à la direction générale pour la réalisation des tâches suivantes :
- Suivre les demandes utilisateurs auprès du service informatique.
- Suivre la gestion des équipements de bureau (PC, téléphonie.).

Le profil recherché

Experience : 10 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Gérer un planning, Organiser des déplacements professionnels, Organiser et contrôler un approvisionnement, Réaliser la gestion administrative des contrats, Réaliser la gestion administrative du personnel

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Autre mise à disposition de ressources humaines

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.

Assistant·e de Direction et des Fonctions Supports H/F

Pôle Emploi

Bordeaux - 33
CDI

Publiée le 07/05/2025 - Réf : 192BSGN

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Métier

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CDI

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