Assistant Administratif et Comptable - Secrétariat Chef de Bureau Brai Occitanie H/F Ministère de l’Intérieur
Haute-Garonne - 31 Fonctionnaire- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
Groupe RIFSEEP C1
Vos activités principales :
Sous l'autorité directe du chef du Bureau Régional des Affaires Immobilières Occitanie (BRAIO), vos activités principales seront :
- Traitement des dossiers techniques (frappe de courrier, mise en forme de documents, organisation, enregistrement et suivi des dossiers serveurs et papiers),
- Transmission des informations et planification (e-mail, notes, courrier, prises de rendez-vous...),
- Suivi et gestion des fournitures du service
- Suivi et gestion des frais de mission des agents du Bureau
- Suivi et gestion du parc automobile (tableau de rotation des véhicules - mise en disposition des cartes à carburants - mise à disposition des télépéages - ordres de réparation des véhicules - respect des gammes de maintenance etc.)
- Suivi des consommations de carburants
- Suivi des Télépéages
- Accueil téléphonique
- Organisation des réunions de travail (visioconférence ou présentiel) et réservation des salles
En l'absence de la titulaire de poste (comptabilité) :
- Saisie des demandes d'achat sur Chorus Module Travaux
- Suivi des engagements et de la dépense des budgets gérés par la Direction de l'Immobilier
- Assure l'interface comptable en étroite relation avec la cellule pôle pilotage de Marseille
- Assure l'accueil téléphonique des interlocuteurs
Votre environnement professionnel :
Activités du service
Sur les 21 départements de la zone de défense et de sécurité sud couvrant les régions Occitanie, PACA et Corse, la Direction de l'Immobilier est chargée de la programmation, de la conduite technique, de la gestion budgétaire et de l'exécution financière d'opérations immobilières de la police nationale, de la gendarmerie nationale, et le cas échéant de celles des préfectures et de la sécurité civile.
Au sein de la Direction de l'Immobilier, le bureau régional des affaires immobilières (BRAI) Occitanie met en oeuvre des opérations immobilières sur les départements de la région Occitanie depuis les études d'opportunité jusqu'à la conduite et livraison des travaux en garantie de parfait achèvement.
Composition et effectifs du service
Au 1er Février 2024, la Direction de l'Immobilier regroupe un effectif de 76 agents et 6 apprentis
Elle est composée :
- D'un directeur, d'un directeur adjoint,
- D'un chargé des affaires réservées (4 agents),
- 2 référents zonaux CRA et stands de tir,
- D'un pôle secrétariat de direction (2 agents)
- D'un bureau régional des affaires immobilières (BRAI) OCCITANIE (26 agents et 3 apprentis),
- D'un bureau régional des affaires immobilières (BRAI) PACA-CORSE (33 agents et 4 apprentis),
- D'un bureau zonal des affaires générales (BZAG) (11 agents et 2 apprentis)
- D'un bureau zonal des affaires patrimoniales (BZAP) (6 agents et 1 apprentis).
Liaisons hiérarchiques
- Le chef du BRAIO
- L'adjoint au chef de bureau de Toulouse
Liaisons fonctionnelles
Les bureaux de la Direction de l'Immobilier - les agents de la DI - Chef SLI Toulouse.
Le profil recherché
Vos compétences principales mises en oeuvre :
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel/ Niveau pratique - requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables / Niveau pratique - requis
Savoir-faire
Savoir rédiger/ Niveau maîtrise - requis
Savoir s'organiser / Niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe / Niveau pratique - requis
Avoir l'esprit de synthèse / Niveau pratique - requis
Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
Savoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis
Autres :
Compétences souhaitées :
- Habilité sur les sujets de suivis financiers et/ou comptable
- Disponibilité, rigueur et organisation
- Bon niveau d'orthographe et qualités rédactionnelles
- Sens relationnel (accueil, esprit d'équipe, communication bienveillante...)
- Respect de la hiérarchie
- Connaissance des outils bureautiques et du Pack Office (Word, xls, PowerPoint...)
Nota : La connaissance des logiciels de comptabilité et de suivi financier serait un plus (Chorus Module Travaux, Ediflex...)
Descriptif du profil recherché :
Vous êtes méthodique, rigoureux, dynamique et doté(e) d'un bon relationnel pour travailler en équipe.
Durée attendue sur le poste : 3 ans
Vos perspectives :
Evolution vers d'autres emplois dans le domaine de l'équipement et de la logistique ou de l'administration générale
- Haute-Garonne - 31
- Fonctionnaire
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