Assistant de Direction H/F Euroports France

Détail du poste

Agenda-DG :
- Gestion complète et dynamique de l'agenda du Directeur Général (DG) : planification et fixation des rendez-vous internes et externes, anticipation des contraintes et optimisation du planning.
- Diffusion d'informations internes et externes pertinentes liées à l'agenda.

Soutien Personnel :
- Assurer le suivi de dossiers spécifiques du DG, en mettant en place des processus d'organisation.
- Gestion des notes de frais du DG et du Directeur des Opérations (DO).
- Gestion administrative des dossiers d'assurances individuelles.

Voyages :
- Organisation des déplacements des collaborateurs : transports, hébergements, restaurants et gestion des imprévus.
- Préparation des ordres de missions et suivi de leur validation.
- Suivi des contrats et des assurances voyages.
- Préparation spécifique des voyages en fonction des destinations (outils de connexion, etc.).
- Réalisation des pré-enregistrements pour le DG et DO.
- Suivi des contrats des prestataires de voyages et négociation des tarifs spécifiques.

Logistique Générale :
- Gestion logistique des événements (noël, comités de direction, inaugurations...).
- Suivi et maintenance des moyens techniques mis à disposition du Directeur Général.
- Centralisation et traitement des notes de frais du DG et du DO.
- Gestion et entretien de la base d'archivage de l'entreprise.

Communication :
- Établissement, en collaboration avec les personnes concernées et le Groupe, du plan de communication annuel, suivi de sa mise en oeuvre et de son reporting.
- Préparation des publications et des événements : suivi des processus d'autorisation et publication.
- Gestion des objets publicitaires (goodies).
- Préparation d'une revue de presse hebdomadaire simplifiée.
- Gestion et suivi des aides accordées.
- Préparation, mise à jour et entretien des supports de présentations (corporate, commerciales...).

Administratif :
- Suivi rigoureux des échéances du Directeur Général.
- Suivi des échéances du siège, y compris celles de l'ensemble des collaborateurs.
- Préparation et suivi des comités de direction et des échéances associées.
- Préparation et suivi des réunions d'information générales internes.
- Préparation et suivi des échéances des réunions hebdomadaires (RH, Finances, QHSE...).
- Préparation et suivi des échéances des réunions commerciales et opérationnelles.
- Suivi des requêtes du DG et de toutes demandes significatives.
- Suivi des échéances contractuelles en lien avec le contrat de concession et le contrat d'opérations.
- Préparation des éléments nécessaires à la réunion'Biweekly' Leadership.
- Entretien du CRM.

Ressources Humaines (sous la responsabilité de la Responsable des Ressources Humaines) :
- Préparation et gestion des recrutements.
- Organisation et suivi des formations.
- Gestion des interfaces RH avec le Groupe, la Direction Générale et préparation des échéances correspondantes.
- Pilotage des moyens et ressources nécessaires à l'intégration des nouveaux arrivants.
- Production hebdomadaire des plannings des absences et veille sur le logiciel de gestion des temps.
- Expérience significative en assistanat de direction, idéalement auprès de cadres dirigeants.
- Maîtrise des outils bureautiques (Office, messagerie, etc.).
- Excellente organisation, rigueur et grande capacité d'adaptation, flexibilité.
- Sens de la confidentialité, proactivité et autonomie sont des atouts majeurs.
- Qualités relationnelles et de communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.

Langue : maîtrise de l'anglais indispensable.

Euroports France opère sur plusieurs sites/ports en France et se développe à la fois de manière organique et par le biais d'acquisitions.

Port-La Nouvelle est le 3ème plus grand port méditerranéen de France. C'est également le premier port français à être géré par le secteur privé. Port La Nouvelle opère dans les domaines du vrac liquide, du vrac sec, du breakbulk et des colis lourds. Un nouveau terminal dédié aux Energies Marines Renouvelables et aux éoliennes flottantes offshore (terminal EMR) a été construit en 2021. De plus le port s'agrandit avec une nouvelle infrastructure en eau profonde, actuellement en construction.