Assistant de Gestion Administrative H/F Mairie
Normandie CDD- 1 802 - 1 803 € / mois
- 🕑 1 mois
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
Le Centre Communal d'Action Sociale de la Ville de Caen gère 13 multi accueils, 1 service d'accueil familial, 4 Relais Assistants
maternels, 5 dispositifs moins de trois ans, 1 Commission d'Echanges et de Promotion pour l'Enfance et la Famille, 1 Service
Information Accueil Petite Enfance.
Sous l'autorité du Responsable du Service Info Accueil Petite Enfance, vous participez à l'organisation et au fonctionnement du
service, en assurant l'accueil, l'information et l'accompagnement du public ainsi qu'en assurant la gestion et le suivi des dossiers
familles en lien avec les établissements et service d'accueil.
Accueil physique et téléphonique du public
Accueillir et renseigner les interlocuteurs (parents, établissements, partenaires et services).
Mener le cas échéant des entretiens avec les parents pour déterminer leur besoin d'accueil et orienter selon les demandes.
Information des publics
Planifier et animer les réunions d'information collective en direction des parents sur les modes d'accueil.
Participer à des actions / manifestations Petite Enfance.
Gestion de la Commission d'Attribution de places
Enregistrer et mettre à jour les demandes d'inscription, calculer le scoring en lien avec les situations des familles et les
justificatifs fournis.
Préparer la commission (contacts familles, mise à jour des dossiers, gestion logistique).
Assurer le suivi de la commission (publipostage attribution et non attribution, mise à jour des dossiers familles).
Gestion des contrats
Saisir les dossiers d'admission (contrat, habitudes horaires, revenus) dans le progiciel petite enfance et veiller à la cohérence du
contrat en lien avec les critères liés à l'attribution de la place.
Calculer les participations financières et mettre à jour annuellement les tarifs et les contrats.
Vérifier et valider les pointages mensuels des multi-accueils.
Gestion administrative
Organiser l'agenda du service.
Traiter et enregistrer les courriers dans le logiciel dédié.
Gérer les messageries (interne et aux familles).
Archiver, classer, trier.
Gestion logistique
Effectuer les commandes de fournitures.
Evaluation
Participer à l'élaboration du projet de service.
Contribuer à l'élaboration du bilan d'activités de la Direction.
Réaliser des statistiques.
1) Connaissances/Savoirs
Connaissance de l'environnement administratif (techniques de secrétariat, circuits, procédures)
Connaissance de l'environnement de la Collectivité (organisation, relation) et des orientations définies par le Conseil d'Administration
et la Municipalité Connaissance de l'environnement petite enfance et des différents modes d'accueil
Connaissance en bureautique (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Calc, Writer, Navigateurs internet)
Connaissance de logiciels métier (AXELNET, Mon compte partenaire / CDAP, 6TZEN, GLPI)
2) Savoir-faire
Techniques, outils de communication et de secrétariat
Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels bureautiques et métier
Analyse/synthèse
Anticipation, planification
Qualités de rédaction et d'expression
Réception, filtrage, orientation et restitution des communications
Classement, ordonnancement, tri et archivage
3) Savoir-être
Réactivité, flexibilité, disponibilité
Organisation, méthode, polyvalence
Qualités relationnelles et pédagogiques
Réserve, discrétion et confidentialité
Diplomatie, courtoisie et ponctualité
Sens du travail en équipe et du service public
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Législation sociale, Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion, Concevoir des supports de suivi et de gestion, Réaliser des déclarations réglementaires
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
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