Assistant ADV H/F GI Life Sciences

Détail du poste

Ce poste est basé sur notre entité Thermo Electron SAS du groupe Thermofisher Scientific à Villebon-Courtaboeuf. Il fait partie de l'équipe Sales Operations France composée de 20 personnes. Au sein

de cette équipe, vous êtes rattaché à un groupe de 8 personnes en charge de la gestion des

commandes d'instruments pour les divisions CMD & MSD, sous la responsabilité du chef

d'équipe en charge de la gestion des commandes d'instruments. Aux côtés du Sales Operations

Manager, vous vous assurez d'atteindre les objectifs métriques de l'activité et contribuez à la

mise en place d'une fonction de support solide et fiable pour les clients externes et internes.

Activités significatives :

· Répondre aux appels clients - Prise de contact Client.

· Échanges réguliers avec toutes nos usines du groupe, notre centrale de stock européenne et fournisseurs extérieurs (France et étranger)

· Utilisation du software SAP, SFDC-CPQ, MS Office

· Traitement des commandes client Instruments

Ø Vérification Adéquation Devis Client - Commande Client.

Ø Élaboration des Revues de Contrat liées à chaque commande Client en relation avec le commercial, le service après-vente, le support applicatif et la finance.

Ø Entrée des commandes vente dans l'ERP Software via software CPQ-SFDC

Ø Envoie des Accusés Réceptions de commandes aux clients ainsi que la documentation technique des instruments adéquates

Ø Entrée des commandes achat afférentes dans ERP Software et transmission aux Usines.

Ø Mettre à jour précisément les statuts de commandes et les dates dans l'ERP Software

Ø Utilisation des listes de prix de vente fixée par les responsables commerciaux

Ø Suivi précis des délais usines et fournisseurs externes.

Ø Saisie des Bons de réception fournisseur.

Ø Organisation des Livraisons en relation avec l'usine, le client et le magasin.

Ø Organisation du transport adéquate aux Systèmes à livrer : Mise en place des décaissages chez client en fonction des procédures définies.

Ø Facturation et Envoi des factures aux clients.

Ø Classement des éléments constitutifs du dossier Client.

· Reporting hebdomadaire des commandes et factures dans le backlog de commande

· Dans le cadre des garanties liées aux livraisons

Ø Demande des Instruments/Modules/Pièces sous garantie auprès de nos fournisseurs.

Ø Organisation des retours clients éventuels et renvoie vers les fournisseurs/Usines

Ø Suivi des avoirs usines et fournisseurs

· Mise à jour des plateformes de dématérialisation clients pour la facturation

Ø Chorus pour le public

Ø Ariba, Tungsten, Cegedim, Basware etc pour le privé

Ø Gestion des litiges

· Participation à divers audits

Relations de travail

· Internes

Ø Responsable Commerciaux - Commerciaux - Ingénieur de Service - Finance/Comptabilité

· Externes

Ø Clients - Fournisseurs - Centrale de stock Européenne

Qualités Requise

· Expérience dans un poste similaire de gestion administration des ventes :

Ø Gestion de commandes de l'enregistrement à la facturation

Ø Notion dans le domaine de dédouanement de marchandises

Ø Connaissance dans l'organisation de livraisons clients

· Connaissance du logiciel SAP

· Niveau d'anglais correct : Lu-Écrit-Parlé

· Qualité : Rigueur - Flexibilité - Motivation - Implication - Ouverture d'esprit