Assistant de Direction Juridique H/F Emily Toledano

Détail du poste

Dans le cadre d'une création de poste, vos missions sont les suivantes :

Vous reportez auprès du gestionnaire principal à Londres, Opérations des services de secrétariat mondiaux.

Vos missions :
- Vous gérez activement les agendas mouvants et complexes des Partners,
- Vous priorisez les priorités et l'urgence et résolvez les rendez-vous conflictuels.
- Vous gérez la boîte de réception des mails et vous vous assurez que les courriels liés aux clients/questions sont traités et classés dans le logiciel en temps opportun.
- Vous gérez le processus de facturation avec l'équipe Finance.
- Vous gérez de manière proactive l'ouverture de nouveaux clients et dossiers, vérifiez les conflits et rédigez/modifiez les lettres de mission.
- Vous organisez des voyages complexes
- Vous maximisez l'efficacité du dépôt soutenu par le système de dépôt électronique du cabinet et vous veillez à ce que tous les dossiers des clients, qu'ils soient électroniques ou papier, soient tenus complets et à jour.
- Vous triez et traitez le courrier entrant et sortant et vous saisissez les feuilles de temps sur le logiciel.
- Vous modifiez les documents, feuilles de calcul et présentations, relecture des épreuves pour garantir que les documents complétés ont été produits selon des normes élevées et appropriées.
- Vous traitez les appels téléphoniques de manière professionnelle, c'est-à-dire prendre le message complet et assurer le suivi. Vous vérifierez régulièrement la messagerie vocale en l'absence des Partners
- Vous prenez en charge les formulaires de dépenses en utilisant le bon code de facturation du client ou du bureau (frais de déplacement et autres dépenses).
- Vous vous occupez des tâches administratives comprenant la dactylographie, la photocopie, la reliure, la numérisation de documents, le classement, les dépenses et la préparation des soumissions hebdomadaires de développement commercial pour le rapport interne.
- Vous anticipez les besoins des clients internes et externes, répondez aux attentes et ajoutez de la valeur en s'assurant que le client bénéficie à tout moment de la plus haute qualité de service.
- Vous disposez d'au minimum 6 ans d'expérience au sein d'un cabinet d'Avocats international (exigé).
- Vous avez un BTS Assistant(e) de direction minimum.
- Vous êtes bilingue anglais.
- Vous maîtrisez parfaitement des applications MS Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
- Vous êtes doté de solides compétences en rédaction et en communication et avez un oeil critique pour le détail et la cohérence.
- Vous êtes reconnu pour votre organisation multi- tâches.
- Vous avez une attitude positive tout en sachant établir vos priorités et en prenant des initiatives.
- Vous faites preuve d'esprit d'équipe et êtes flexible pour répondre aux besoins internes et des clients

Selectus Recruitment recherche pour son client, cabinet d'Avocats international, un(e) Assistant(e) de Direction Juridique Anglais Courant H/F.