Adjoint Administratif - Tribunal Judiciaire Demontlucon H/F Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Détail du poste

L'adjoint administratif est chargé de fonctions administratives d'exécution, comportant la connaissance et l'application de règlements administratifs. Il peut également être chargé de fonctions d'accueil et de secrétariat (article 4 du décret n° 2006-1760 du 23 décembre 2006). Il peut exercer ses fonctions dans tous les services judiciaires.

1- Direction/Administration/ Gestion :

Secrétariat :
- Enregistrer le courrier, en assurer le suivi et le classement
- Organiser la documentation
- Diffuser et afficher l'information
- Dactylographier et mettre en page les documents
- Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord

Accueil :
- Orienter les usagers vers le service ou l'interlocuteur compétent
- Donner des renseignements d'ordre général
- Mettre à disposition les listes et les coordonnées des partenaires institutionnels

Classement et archivage :
- Organiser et suivre le plan de classement du service
- Archiver les documents et les dossiers

2- Droit/ Procédure :

Enregistrement des procédures :
- Réceptionner les pièces de procédure
- Enregistrer dans les applicatifs métiers
- Mettre le dossier à la disposition des avocats
- Gérer la communication électronique du dossier
- Transmettre les dossiers aux services compétents
- Réception et préparation d'actes, de certificats de dépôt, de certificats de non-recours

Aide à la préparation et au suivi des audiences :
- Établir les avis, les convocations
- Préparer la notification des décisions
- Classer les pièces au dossier

Gestion des originaux et copies :
- Classer les originaux au rang des minutes
- Apposer les mentions nécessaires sur les minutes
- Préparer la délivrance des copies

3-Logistique / Fonctionnement :

Accueil, information et renseignement :
- Gérer les messageries, répondre aux expéditeurs et/ ou transférer au service ad-hoc. Rechercher le renseignement manquant
- Répondre aux appels téléphoniques, orienter les demandes, gérer les appels conflictuels
- Gérer l'accueil physique des justiciables ou des partenaires institutionnels, savoir garder son calme, rechercher une réponse adéquate

Votre hiérarchie :

La cheffe de service et la directrice de greffe.

Vos interlocuteurs métiers :
- Les collègues administratifs et greffiers, les magistrats, le service administratif régional de RIOM, la cellule informatique de proximité.
- Les usagers du service public
- Les juridictions du ressort
- Les auxiliaires de justice
- Les partenaires institutionnels