Chargée de Gestion Administrative H/F Ministères Aménagement du Territoire Transition Écologique
Birieux - 01 Fonctionnaire- Bac
- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
Mission
Sous l'autorité hiérarchique du chef de service départemental et de son adjoint
- Assurer l'organisation pratique du service départemental de l'Ain en assurant des fonctions d'assistance administrative.
Sous l'autorité fonctionnelle de la cheffe du service administratif et de son adjointe, et en étroite collaboration avec la gestionnaire RH de la DR AuRA
- Apporter un appui à la gestion des ressources humaines de la DR (gestion de la formation des agents).
Activités principales
1. Assistante administrative du service départemental de l'Ain
Accueil / Secrétariat
- Secrétariat du SD : accueil téléphonique et physique, gestion du courrier et de la boite mails du service, classement, archivage numérisé et papier, reproduction de document, rédaction, traitement et mise en forme de notes, rapports, comptes rendus..., diffusion des informations administratives et logistiques ;
- Gestion et évaluation des approvisionnements ;
- Création et mise à jour de tableurs, base de données ;
- Appui dans l'organisation des missions de police et techniques, suivi des constats de dommages loup (le cas échéant).
Appui financier et logistique
- Gestion des commandes (devis, carte achat, Ugap...), réception et vérification des livraisons, transmission du service fait à la DR ;
- Recensement et gestion des besoins en équipement, matériels ;
- Appui logistique dans le suivi de l'inventaire du matériel individuel et collectif ;
- Suivi de la maintenance/entretien et calibrage de matériels techniques et informatiques ;
- Appui au responsable d'implantation, en lien avec le service administratif, pour la gestion courante des locaux (approvisionnement, relation prestataires...) ;
- Appui au chef de service départemental dans le suivi du parc automobile.
Appui à la gestion des ressources humaines
- Accueil des nouveaux arrivants
- Transmission et vérification des documents RH : formations, absences, décharges syndicales, arrêts maladie, visite médicale, avancements, grèves...
- Suivi des formations et appui à la DR dans l'organisation des formations décentralisées
- Suivi des visites médicales (prise de rendez-vous...)
Rôles d'interface entre l'échelon départemental, régional, voir national, et de facilitatrice de la cohésion de l'équipe
2. Appui au service administratif régional
- Soutien au responsable d'implantation pour la gestion de la base multiservices de Birieux et des hébergements ;
- Référente régionale « formation » pour la formation individuelle des agents et les formations collectives, en lien avec la gestionnaire régionale RH :
o appui des agents lors des demandes d'inscription sur l'application FORMALTIS et sur l'application GEM pour les demandes de formation individuelle
- etc.
- Réponse au candidatures spontanées adressées sur la boite mails de la DR AuRA (point à refaire en fin de 1er semestre 2024 si maintien ou non de cette mission) ;
- Autres missions ponctuelles en lien avec la thématique à la demande de la gestionnaire RH.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Profil recherché
Fonctionnaire de catégorie B ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau Bac minimum.
Compétences et qualités requises
Connaissances :
- Maîtriser les pratiques et usages administratifs ;
- Maîtriser l'environnement bureautique et les outils informatiques, en particulier traitement de texte, tableur, messagerie et présentation ;
- Connaissance des règles de la comptabilité publique;
- Connaissance des principes de la gestion des ressources humaines et des statuts de la fonction publique ;
- Connaissance de l'organisation d'un établissement public administratif ;
Savoir-faire opérationnel :
- Être capable de maîtriser les outils bureautiques, y compris applications spécifiques ;
- Être organiser à son travail et savoir hiérarchiser les priorités dans ses missions ;
- Savoir rendre compte de l'activité du service à sa hiérarchie.
Savoir-être professionnel :
- Qualités relationnelles, dont l'écoute ;
- Sens du travail en équipe ;
- Organisation, rigueur, autonomie, respect des procédures ;
- Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle ;
- Esprit d'initiative.
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
22 750 € / an 1 896 € / mois 12,50 € / heureSalaire brut estimé
25 000 € / an 2 083 € / mois 13,74 € / heureEstimation haute
27 000 € / an 2 250 € / mois 14,83 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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