Gestionnaire Administrative et Financière - Chargé d'Accueil aux Résidences H/F Ministère de l'Agriculture, de la Souveraineté alimentaire et de la Forêt
Paris - 75 CDD- BEP, CAP
- Bac
- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
Objectifs du poste
Assurer la gestion administrative et financière des 250 logements de la MIAA
et de la MINA (hors nuitées)
Gestion administrative
- Gérer les demandes de logements dans les 2 maisons de la Cité afin
d'optimiser leur remplissage tout au long de l'année (étudiants
d'AgroParisTech, étudiants internationaux, brassés de la Cité)
- Suivre les demandes dans SAM (logiciel de la CiuP)
- Traiter les demandes d'admission selon le type de logement souhaité
- Saisir le dossier de chaque résident dans le logiciel de gestion des logements
- Vérifier l'exactitude des données avec les Chargés d'Accueil
- Actualiser les dossiers en cours d'année
- Organiser et alimenter les dossiers partagés sur le serveur
- Mettre en place des modes de classement et d'archivage accessibles à tous.
- Etre l'interlocuteur des responsables d'exploitation des maisons pour
organiser et gérer les brassages (30% des effectifs des maisons de la CiuP)
Accueil et fonctionnement quotidien des deux résidences
- Assurer des missions d'accueil dans l'une ou l'autre des résidences tous les
jours du lundi au vendredi en suppléant l'absence des Chargés d'accueil à
leur départ
- Actualiser les documents institutionnels
- Informer et accompagner les résidents dans leurs démarches administratives
auprès de la CAF et d'autres organismes (préfecture pour les
internationaux...)
- S'assurer de la préparation des logements
- Assurer le lien avec les prestataires extérieurs en coordination avec les
autres membres de l'équipe et vérifier les mains courantes
- Répondre aux questions des résidents et en référer à la Directrice si
nécessaire
- Réaliser les états des lieux.
Gestion financière
- Encaisser chaque début de mois, les redevances par carte bancaire ou,
virement dans la caisse virtuelle sous le contrôle du régisseur
- Enregistrer les règlements et établir le journal des encaissements et savoir
en rendre compte (écrit/oral) en tant que mandataire du RAF des résidences
- Aider les étudiants à préparer leur dossier de demande d'aide au logement
(APL) et à résoudre les problèmes avec la CAF
Gestion de l'entretien et des travaux
- Suivre le travail des agents de ménage et faire appel à un renfort si
nécessaire (lorsqu'il y a de nombreux départs ou arrivées) en lien avec les
équipes de la MINA et de la MIAA
- Vérifier à chaque départ et arrivée, l'état des chambres
- Faire remonter à l'agent de maintenance les dysfonctionnements et pannes
rencontrés.
Santé, hygiène et sécurité des étudiants
La résidence des étudiants est un lieu privilégié pour être à l'écoute des
étudiants. Il est important de :
- Veiller au respect des règles d'hygiène et de sécurité dans la résidence et au
respect des normes réglementaires de sécurité des prestataires
- Etre attentif à la santé physique et morale des étudiants en assurant une
veille discrète auprès d'eux
Le profil recherché
Savoirs
- Maîtriser les principaux logiciels de bureautique (Word et Excel) ainsi que la
messagerie électronique et les différents applicatifs informatiques spécifiques à la gestion des résidences
- Avoir une bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de
l'établissement
- Connaissance de la réglementation en matière d'hygiène et de sécurité
- Avoir des connaissances budgétaires permettant d'assurer la fonction de
gestionnaire métier pour suppléer la RAF
- Bon niveau en anglais et en espagnol (B1)
- Bonnes capacités rédactionnelles
Savoir-faire / Savoir-être
- Esprit d'initiative
- Sens de l'organisation dans son travail
- Savoir communiquer auprès de différents publics : étudiants,
entreprises, partenaires
- Adaptabilité et autonomie dans le travail
- Faire preuve de réactivité face à un problème
- Avoir le sens du travail en équipe et du travail à distance
- Etre à l'écoute des étudiants tout en faisant preuve de fermeté et
d'autorité si cela est nécessaire
- Faire preuve de discrétion et de diplomatie avec les résidents
- Savoir gérer les priorités
- Savoir rendre compte
- Paris - 75
- CDD
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