Adjoint Administratif Attache a la Direction Generale H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif IDENTIFICATION DU POSTE
ADJOINT ADMINISTRATIF ATTACHE A LA DIRECTION GENERALE

Grade : Adjoint administratif - Salaire fonction des grilles de la FPH
Quotité de temps de travail : 100%
Horaire de travail : Alternance 8h30 16h et 10h 17h30
Service : Direction - Ressources Humaines Direction des Soins
Hiérarchie :
Directeur délégué : M. RETORD
Directrice des Ressources Humaines et des Affaires Médicales : Mme LUCCARINI
Directrice des Soins : Mme ETCHART

POSITION DANS LA STRUCTURE

Liaisons hiérarchiques
Sous la responsabilité de l'adjoint des cadres en charge des secrétariats de direction
Liaisons fonctionnelles
Autres agents de la DRH et de la DSI

LES MISSIONS

- Secrétariat de Direction :
o Accueil physique et téléphonique et relai des informations
o Gestion des agendas
o Rédaction diffusion et enregistrement des notes de service et notes d'information
o Ouverture et classement du courrier
o Rédaction de courriers à demande de la Directrice des Ressources Humaines et Directrice des Soins
o Gestion et la mise à jour de la permanence administrative
o Saisie des congés des personnes sous la responsabilité des directeurs et/ou rattachés directement à la direction
o Gestion du classement des documents sur le logiciel qualité (Bluekangoo)

- Gestion RH
o Gestion administrative des mouvements de grève
o Publication des postes à pourvoir, réception, enregistrement et transmission des candidatures, programmation des entretiens, réponses aux candidats
o Gestion et suivi de la mobilité interne
o Réalisation d'attestations, d'ordre de missions, toutes autres attestations relatives à la gestion des RH
o Rédaction et envoi des convocations des différentes instances des RH (CSIRMT, COPIL, etc.)
o Gestion de dossiers transversaux : médailles du travail, mise à jour données RH (SFT)
o Gestion de l'arbre de Noël
o Gestion des stagiaires : Gestion administrative des stages (planification, convention,) et suivi des stagiaires en lien avec le cadre chargé du recrutement

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

- Compétences attendues :
Connaissance du statut de la fonction publique
Bac +2 souhaité en gestion des administrations
Expérience de 1 an minimum dans un domaine administratif

- Qualités requises :
Efficacité, implication, esprit d'initiative
Curiosité professionnelle
Appétences pour l'utilisation des applications de gestion et des outils bureautiques
Capacité d'adaptation et d'évolution
Discrétion professionnelle

SPECIFICITES DU POSTE
Temps de pause/repas : 30 mn
7h30 / jour avec droit RTT
Validation des congés et autres absences par la DRH ou DSI en fonction des congés en binôme avec le secrétariat de la direction générale.

Les horaires peuvent être modulés en fonction des besoins institutionnels (prévus à l'avance).

Poste ouvert aux titulaires et contractuels, à pourvoir dès que possible