Coordinateur Administratif H/F de la Haute Garonne
Toulouse - 31 CDD- 1 950 € / mois
- 🕑 3 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Les missions du poste
Le CDEF31 souhaite recruter un(e) Coordinateur(trice) Administratif(ve) pour deux de ses services :
- La Pouponnière : La Pouponnière accueille 36 enfants âgés de quelques jours à 3 ans. Ils sont répartis sur 6 unités, en fonction du développement psychomoteur et des besoins psycho-affectifs des enfants. L'équipe pluridisciplinaire (auxiliaires de puériculture, puéricultrice, pédiatre, psychologue, assistante sociale.) accueille les enfants dans la bienveillance et travaille en lien avec les parents. L'accompagnement est individualisé et formalisé afin de garantir le maximum de continuité et de stabilité à l'enfant accueilli.
- Le Pôle Santé : L'équipe soignante est composée de médecins généralistes, d'infirmières, de puéricultrices et d'auxiliaires de puériculture. Le Pôle Santé a une mission d'évaluation de l'état de santé global de chaque usager, de participer à son bien-être et de mettre en place des actions d'éducation à la santé selon les besoins collectifs ou individuels. Dès l'accueil des usagers, un bilan infirmier puis médical est mis en place, puis un suivi selon les besoins et l'âge de l'usager est programmé. Chaque professionnel a un rôle de coordinateur santé référent d'un ou plusieurs services d'accueil. Les accompagnements des usagers aux consultations médicales en médecine de ville sont en partie pris en charge par les professionnels du pôle santé afin d'assurer la continuité du suivi médical dans un souci de respect du secret médical selon le désir de l'usager.
Le poste de Coordinateur(trice) Administratif(ve) est un poste en temps plein, répartis à 50% au sein de chaque service.
Du côté du Pôle Santé, le(a) Coordinateur(trice) Administratif(ve) est responsable du secrétariat et de la gestion administrative des activités.
- Assurer la prise de rendez-vous auprès des professionnels médicaux et paramédicaux du pôle
- Organiser et veiller à la mise à jour des agendas électroniques des professions médicales et paramédicales ;
- Assurer la réception et le suivi des comptes rendus des partenaires extérieurs ;
- Assurer la création, le suivi et l'archivage des dossiers administratifs et de santé ;
- Vérifier la conformité des documents et les transmettre aux membres de l'équipe médicale ou paramédicale ;
- Rédiger les comptes rendus de réunion et assurer la transmission et mise en forme de ces rapports à l'équipe ;
- Coordonner les tâches administratives quotidiennes (réception et transmission des appels, gestion du courrier, traitement des courriels, etc.) ;
Du côté de la Pouponnière, le(a) Coordinateur(trice) Administratif(ve) est responsable de la coordination RH du service. Ce poste est en étroite articulation avec l'équipe de puéricultrices et d'auxiliaire de puériculture. Dans le cadre de ce poste, le planning est validé en amont par la Cadre du service. Le(a) Coordinateur(trice) Administratif(ve) sera en charge de proposer des solutions d'aménagement et de changements, afin d'en faire part à son responsable hiérarchique.
Pour cela, il(elle) sera chargé(e) de :
- Mettre à jour et faciliter quotidiennement les plannings des professionnels au regard de l'activité du service (ex : accompagnements, rendez-vous, consultations) ;
- Prendre en compte les contraintes et urgences, afin d'adapter le planning selon les imprévus ;
- Assurer l'équilibre entre les besoins d'accompagnement des enfants et la disponibilité des professionnels ;
- Aider à la gestion administrative afin d'assurer la continuité du service ;
Formation :
Bac +2 en Gestion Administrative et/ou Secrétariat Médical ;
Expérience significative dans un poste administratif, de coordination ;
Une expérience dans le domaine médical, paramédical et de la protection de l'enfance est un atout ;
Modalités de travail :
Grade Administratif
Temps plein (35h, de 08h à 15h ou de 09h à 16h)
50% Pôle Santé, 50% Poup
Le profil recherché
Experience : 1 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Hébergement social pour enfants en difficultés
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Bienvenue chez de la Haute Garonne
Le CDEF31 est un établissement de la fonction publique hospitalière contribuant à la mission ASE (Aide Social à l'Enfance)
Il compte 236 places d'accueil réparties en services diversifiés où s'articulent de façon modulable accompagnement de l'enfant et soutien des parents (collectifs, familles d'accueil, appartements, interventions à domicile).
Il accueille les mineurs de 0 à 18 ans, les femmes enceintes et les parents avec un enfant de moins de 3 ans.
- Toulouse - 31
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